ListeList
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Koronavirüs
  • Sinema
  • Kadın
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Seyahat
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • +18
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Koronavirüs
  • Sinema
  • Kadın
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Seyahat
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • +18
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
ListeList
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle

Ana sayfa » İş Yaşamı » 10 Maddede Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

10 Maddede Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

Seda Yalçın Yazar: Seda Yalçın
27 Mart 2018
Kategori: İş Yaşamı
Google Haberler'de ListeList'e Abone Ol
0
10 Maddede Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?
Share on FacebookShare on Twitter

Bir iş gününde en fazla kaç toplantı olabilir? Tüm gün toplantıyla geçer mi mesela? Geçebiliyor, yaşayan bilir. Haliyle toplantıların verimli geçmesi hem çalışan, hem işveren açısından epey önemli ve kritik bir konu. Etkili toplantılar için uygulanabilecek 5 çevik retrospektif tekniği‘nden daha önce bahsetmiştik. Şimdi konuyu biraz daha geniş bir çerçevede ele alalım. Pozisyon, sıfat ya da çatı bağımsız düşünelim. En basit haliyle meseleye ‘toplantı nasıl yapılır?’ sorusuyla yaklaşalım ve önce aşağıdaki senaryoyu bir inceleyelim.

Senaryo: İş yerindesiniz, saat 08:15 diyelim, birden takviminizde saat 08:30 ile 10:00 arası bir toplantı beliriyor. Toplantı ismi de şunlardan biri olsun: ‘Meeting #1’, ‘Placeholder’, ‘Servis’, ‘Kick-Off’. Bu ne demek peki? Bu sabah zorlu geçecek demek 🙂 Çünkü ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz olmayan, asla hazırlıklı gitme şansınız bulunmayan, daha da kötüsü nasıl geçeceğini, ne elde edeceğinizi, sizden ne beklendiğini bilmediğiniz bir 1,5 saatlik zaman dilimine doğru gidiyorsunuz. Toplantının büyük bir bölümünü neden orada olduğunuzu anlamakla geçirip, tam anladığınızda da artık çok geç olduğu için gerekli katılımı sağlayamayarak yerinize geri dönüyorsunuz. Aslında olması gerekenler çok net belli değil mi?

1. İstisnai durumlar dışında toplantı saati kesinlikle önceden haber verilmeli


Böylelikle toplantıya katılacak olan kişiler kendi iş rutinlerini koruyacak şekilde kendi planlamalarını yapabilmeli. Aksi halde toplanmak, başka bir işi yarıda bırakmak, kendi planını aksatmak, haliyle konsantrasyonunu kaybetmek ve hatta strese girmek anlamına geliyor.

2. Toplantının nerede yapılacağı bilgisi paylaşılmalı


Ki katılımcı olması gereken saatte gelebilsin, aksi halde aramalar, sormalar, yani gecikmeler kaçınılmaz. Toplantı odasının oturma düzeni bile önceden düşünmeli. Örneğin tahta kullanılacaksa her bir sandalyenin tahtayı gördüğünden emin olunmalı.

3. Toplantı konusu anlaşılır olmalı

Hemen örnek: ‘X Projesi İçin Öneri’. Ve tabii ki toplantı detay bilgisinde konu başlığında adı geçen önerinin özeti/kısa bir anlatımı bulunmalı ki toplantıya gelen kişinin hazırlanma şansı olsun. Önden bir inceleme yapabilsin ve oraya konu üzerine düşünüp gelebilsin.

4. Katılımcılar toplantıya neden çağırıldığını, kendisinden ne beklendiğini bilmeli.


Belki sadece bir şey duyurulacak, belki bir onay alınacak, belki bir fikir paylaşımı yapılacak ve değerlendirme istenecek, belki bilinmeyen bir durumu netleştirmek için bilgi alınacak; olası o kadar çok senaryo var ki… Katılımcının neden orda olması gerektiğini bilmesi, özellikle toplantıyı organize eden kişi açısından inanılmaz önemli. Farkındaysanız, daha sadece toplantı öncesindeyiz. Verimli bir toplantı için ön hazırlığın ne kadar önemli olduğunu gördük. Gelelim toplantının kendisine.

5. Toplantıya zamanında başlanmalı.


Elbette istisnai durumlar olabilir, ama olası riskleri en aza indirgemek bizim elimizde. Toplantı öncesinde gerekli hazırlıklar yapıldığında toplantıya zamanında başlamamak için hiçbir neden yok ?

6. Başlarken toplantının amacından, nasıl ilerleneceğinden kısaca bahsedilmeli.


Yani toplantının önceden hazırlanmış bir ajandası/outline’ı olmalı. Katılımcılara kısaca hangi konulardan bahsedileceği ve ne tip bir sonuç elde edileceği hakkında bilgi verilmeli. Hemen örnek: X Projesindeki Y sorunu için düşünülen çözümü sunacağız, ardından yeni çözüm önerilerini dinleyeceğiz ve toplantıdan hangi çözüm önerisini uygulayacağımıza karar vererek ayrılacağız.

7. Yine başlarken ‘Ground Rule’ların tüm katılımcılarla birlikte belirlenmesi kritik


Peki Ground Rule nedir? Aslında oyunun kuralları gibi düşünebiliriz. Hemen ground rule örneği verelim: Toplantıda cep telefonları kısık seste olacak, toplantıya bilgisayarla gelinmeyecek, toplantı esnasında uzadığı düşünülen bir tartışma olursa konu not alınıp daha sonra konuşulması üzere park edilecek (Parking Lot Tekniği); kısacası katılımcı kitleye göre toplantının verimini korumak üzere düşünülebilecek bir çok şey ground rule olarak belirlenebilir.

8. Toplantı sırasında, açılışta bahsi geçen tüm maddelere zaman limitini unutmadan değinilmeli


Konuşulması gerekenler konuşulduktan sonra da alınacak toplantı kararları elbette kritik. Bu noktada devreye girebilecek bir çok karar verme aracı (decision making tools) var. Örneğin, sunulmuş önerilerden birisinin seçileceği noktada ‘Dot Voting’ tekniği kullanılabilir. Peki nedir bu ‘Dot Voting’. Hemen açıklayalım; Diyelim ki elimizde 5 çözüm önerisi var ve biz grupça bu öneriler arasından birini seçme, ya da en azından bir önceliklendirme yapmak istiyoruz. Her bir katılımcıya 5’er tane yapışkan nokta veriyoruz ve tahtadaki önerileri kendi arzusuna göre noktaları yapıştırmasını istiyoruz. Böylelikle tüm katılımcıların fikrini alarak ortak bir paydada buluşma şansımız oluyor.

9. Toplantı sonuna doğru ufak bir retrospektif için zaman ayırılmalı


Bu da bir sonraki toplantıların verimliliğini arttırmak adına oldukça faydalı. “Bu toplantıda neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik?” sorularına cevap aranmalı ve katılımcılardan geribildirim alınmalı. Önceden belirlenmiş Ground Rule’lar geliştirilmeye açık olmalı ve herkesin mutabık olduğu yeni öneriler varsa kural olarak eklenmeli.

10. Toplantı sonrasında sonuçlar katılımcılarla paylaşılmalı


En çok atlanan kısımlardan biri de bu. Toplantı bittikten sonra her şey bitmiş, sanki toplantı hiç yaşanmamış gibi davranma hali ☺️ Neden? Tam tersine işin en güzel yerine gelmişiz, toplantımız bitmiş, amacımıza ulaşmışız, rahatlamışız, bir taçlandırması kalmış. Angarya gibi gelmesin, özellikle verimli toplantıların sonuçları; projelerin, işlerin, ya da daha sonra yapılacak toplantıların esas girdisi/input’udur zaten ? Bu sonuçlardan tüm katılımcıların haberdar olması demek, herkesin başvurabileceği bir kaynağa sahip olması demek değil mi? Hem katılımcılar arası -fikir hizalaması- yaratmak ya da herkesin aynı sayfada kalabilmesini sağlamak için de gayet iyi bir yöntem!

PaylaşTweetleGönder
Seda Yalçın

Seda Yalçın

Kendini çoğaltan siyah beyaz bir aitsiz kimlik kahramanı; bulmayı reddederek arar, çelişkileri sever, belirsizliklerin kölesi olur.

İleri
6 Yılda Tanınmayacak Kadar Değişimin Mümkün Olduğunu Kanıtlayan 18 Dönüşüm Mimarı

6 Yılda Tanınmayacak Kadar Değişimin Mümkün Olduğunu Kanıtlayan 18 Dönüşüm Mimarı

Yorum yapabilmek için bir ListeList hesabınız olması gerekmektedir. Aşağıdaki bağlantı ile hemen bir hesap oluşturabilirsiniz.

Listelist'e üye ol

İlgili İçerikler

İş Stresinin Hayatınızı Ele Geçirmesini Önlemek İçin Uygulayabileceğiniz 14 Yöntem
İş Yaşamı

İş Stresinin Hayatınızı Ele Geçirmesini Önlemek İçin Uygulayabileceğiniz 14 Yöntem

Türk Mutfağına Özgü Bir Lezzet: Tam Kıvamında Tas Kebabı Nasıl Yapılır?
Yeme - İçme

Türk Mutfağına Özgü Bir Lezzet: Tam Kıvamında Tas Kebabı Nasıl Yapılır?

İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller
Sponsorlu İçerik

İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller

Bilmeniz Gereken Güvenilir Kripto Para Borsaları
Teknoloji - Bilim

Bilmeniz Gereken Güvenilir Kripto Para Borsaları

8 Eylül 2021
Binance’e Para Nasıl Yatırılır? Binance Para Yatırma İşlemi
Teknoloji - Bilim

Binance’e Para Nasıl Yatırılır? Binance Para Yatırma İşlemi

24 Mayıs 2021
İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller
Sponsorlu İçerik

İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller

6 Mart 2021
Boğaza Yakın İstanbul Otelleri: Şehre Farklı Bir Açıdan Bakmanızı Sağlayacak 11 Otel
Seyahat

Boğaza Yakın İstanbul Otelleri: Şehre Farklı Bir Açıdan Bakmanızı Sağlayacak 11 Otel

7 Mart 2021
İstanbul’da Ailenizle Birlikte Güvenli Bir Şekilde Tatil Yapabileceğiniz 11 Harika Otel
Sponsorlu İçerik

İstanbul’da Ailenizle Birlikte Güvenli Bir Şekilde Tatil Yapabileceğiniz 11 Harika Otel

8 Mart 2021
Arkasında Gizemli Hikâyeler Barındıran Dünyanın En Korkunç 10 Tüneli
Tarih

Arkasında Gizemli Hikâyeler Barındıran Dünyanın En Korkunç 10 Tüneli

27 Mayıs 2022
Okurken Keyfinizi Yerine Getirecek Haftanın En Güzel 34 Tweeti
ListeList Özel

Okurken Keyfinizi Yerine Getirecek Haftanın En Güzel 34 Tweeti

27 Mayıs 2022
Mağdur Zihniyeti Nedir? Daima Mağduru Oynayan İnsanlarla Nasıl Mücadele Edilir?
ListeList Özel

Mağdur Zihniyeti Nedir? Daima Mağduru Oynayan İnsanlarla Nasıl Mücadele Edilir?

27 Mayıs 2022
Eserleriyle Edebiyat Tarihine Geçen William Shakespeare’in Mezarındaki “Lanet” ve İlginç Hikayesi
Edebiyat

Eserleriyle Edebiyat Tarihine Geçen William Shakespeare’in Mezarındaki “Lanet” ve İlginç Hikayesi

27 Mayıs 2022
Hayatın Her Anından Keyif Alın: Küçük Şeylerden Mutluluk Duyabilmenin 8 Yolu
ListeList Özel

Hayatın Her Anından Keyif Alın: Küçük Şeylerden Mutluluk Duyabilmenin 8 Yolu

27 Mayıs 2022
Kuru Cilde Sahip Olanlar Buraya! Cildinizi Nemlendirmeye Yardımcı Olacak 10 Süper Gıda
Sağlıklı Yaşam

Kuru Cilde Sahip Olanlar Buraya! Cildinizi Nemlendirmeye Yardımcı Olacak 10 Süper Gıda

27 Mayıs 2022
Eşsiz Güzelliklerini Yüzyıllardır Korumayı Başaran Dünyanın En Ünlü 10 Tarihi Bahçesi
Ekoloji

Eşsiz Güzelliklerini Yüzyıllardır Korumayı Başaran Dünyanın En Ünlü 10 Tarihi Bahçesi

26 Mayıs 2022
Hayatı, Kariyeri ve Ölümü: Fotoğraflarla Marilyn Monroe’nun Yaşam Öyküsü
ListeList Özel

Hayatı, Kariyeri ve Ölümü: Fotoğraflarla Marilyn Monroe’nun Yaşam Öyküsü

26 Mayıs 2022
Kim Kardashian’dan Meghan Markle’a: Şöhret Olmadan Önce Bir Başka Ünlü İçin Çalışmış 13 İsim
ListeList Özel

Kim Kardashian’dan Meghan Markle’a: Şöhret Olmadan Önce Bir Başka Ünlü İçin Çalışmış 13 İsim

26 Mayıs 2022
Çözüm Olacak Mı? Hükûmet Fahiş Kira Artışlarının Önüne Geçmek İçin 3 Formül Üzerinde Çalışıyor
Gündem

Çözüm Olacak Mı? Hükûmet Fahiş Kira Artışlarının Önüne Geçmek İçin 3 Formül Üzerinde Çalışıyor

26 Mayıs 2022
Kokusuyla Hafızalara Kazınan 15 Erkek Parfümü Önerisi
Alışveriş

Kokusuyla Hafızalara Kazınan 15 Erkek Parfümü Önerisi

9 Ağustos 2021
Evde Verimli Vakit Geçirmek İçin Faydalanabileceğiniz 16 Online Eğitim Platformu
ListeList Özel

Evde Verimli Vakit Geçirmek İçin Faydalanabileceğiniz 16 Online Eğitim Platformu

16 Mart 2020
Tablet Fiyatları: En İyi Tabletler Hangileri? Çok Satan 30 Tablet Modeli ve Özellikleri
Alışveriş

Tablet Fiyatları: En İyi Tabletler Hangileri? Çok Satan 30 Tablet Modeli ve Özellikleri

4 Ağustos 2021
Tuzsuz Şampuan Ne İşe Yarar? Tuzsuz Şampuanı Neden Tercih Etmeliyiz?
Sağlıklı Yaşam

Tuzsuz Şampuan Ne İşe Yarar? Tuzsuz Şampuanı Neden Tercih Etmeliyiz?

10 Nisan 2019
Kendi Saçını Kesmek İsteyen Erkeklere: Evde Saç Kesim Rehberi
Alışveriş

Kendi Saçını Kesmek İsteyen Erkeklere: Evde Saç Kesim Rehberi

8 Nisan 2020
Evde Canı Sıkılanlara Birbirinden Keyifli 18 Hobi ve Aktivite
Alışveriş

Evde Canı Sıkılanlara Birbirinden Keyifli 18 Hobi ve Aktivite

25 Mart 2020
Ruhunuzu Dinlendirin: Mandala Çizimi ve En İyi Mandala Boyama Kitapları
Alışveriş

Ruhunuzu Dinlendirin: Mandala Çizimi ve En İyi Mandala Boyama Kitapları

8 Nisan 2020
Evde Hijyen Sağlamanın En Pratik Yolu: Buharlı Temizleyiciler
Alışveriş

Evde Hijyen Sağlamanın En Pratik Yolu: Buharlı Temizleyiciler

10 Nisan 2020
Oyunlardan Uygulamalara: Çocuklara Evde İngilizce Öğretmenin 7 Etkili Yolu
Gündem

Oyunlardan Uygulamalara: Çocuklara Evde İngilizce Öğretmenin 7 Etkili Yolu

9 Nisan 2020
“Çocuğum Tablet Başından Kalkmıyor” Diyenlere 8 Alanda 40 Etkinlik Önerisi
Gündem

“Çocuğum Tablet Başından Kalkmıyor” Diyenlere 8 Alanda 40 Etkinlik Önerisi

9 Nisan 2019
Hayat Yarışında Çocuğunuzu Bir Adım Öne Geçirecek Faydalı Uygulamalar
Teknoloji - Bilim

Hayat Yarışında Çocuğunuzu Bir Adım Öne Geçirecek Faydalı Uygulamalar

28 Eylül 2019
İngiltere’ye Vize Sağlayan Ankara Anlaşması Nedir? Şartları Nelerdir? Ne Zaman Bitecek?
ListeList Özel

İngiltere’ye Vize Sağlayan Ankara Anlaşması Nedir? Şartları Nelerdir? Ne Zaman Bitecek?

7 Ekim 2020
  • Hakkımızda
  • Gizlilik Politikası
  • Muvafakatname
  • Yazı Gönder
  • Reklam
  • İletişim

© 2021 ListeList - Yeni Nesil Medya Platformu

Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Koronavirüs
  • Sinema
  • Kadın
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Seyahat
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • +18
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder

© 2021 ListeList - Yeni Nesil Medya Platformu

Oturum süresi doldu

Lütfen tekrar giriş yapın. Giriş sayfası yeni bir pencerede açılacaktır. Giriş yaptıktan sonra pencereyi kapatıp bu sayfaya dönebilirsiniz.

>

ListeList'ten en iyi şekilde faydalanabilmeniz için çerezler (cookies) kullanmaktayız.

Daha fazla bilgi ve hangi çerezleri kabul edip etmeyeceğinizi öğrenmek için ayarlara bir göz atabilirsiniz.

Gizlilik

ListeList'ten en iyi şekilde faydalanabilmeniz için çerezler (cookies) kullanmaktayız. Çerez bilgileri tarayıcınızda saklanmaktadır ve takip eden ziyaretlerinizde siz olduğunuzu bilebilmek, sitenin hangi alanlarını ilgi çekici bulduğunuzu incelemek gibi amaçlarla kullanılmaktadır.

Kullanılması gerekli çerezler

Kullanılması gerekli çerezler tercihlerinizi saklamak ve buna uygun hizmet verebilmek adına her zaman etkin durumdadır.

Eğer bu çerezi kapatırsanız, bu ekranda yapmış olduğunuz tercihleri de saklayamayız. Bu da siteye ger gelişinizde çerezleri etkinleştirip etkinleştirmeme işlemini tekrar yapmanız gerektiği anlamına geliyor.