ListeList
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Yaşam
  • Sinema
  • Seyahat
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Kadın
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Koronavirüs
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Oyun
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Yaşam
  • Sinema
  • Seyahat
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Kadın
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Koronavirüs
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Oyun
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
ListeList
Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle

Ana sayfa » İş Yaşamı » 10 Maddede Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

10 Maddede Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

Seda Yalçın Yazar: Seda Yalçın
27 Mart 2018
Kategori: İş Yaşamı
Google Haberler'de ListeList'e Abone OlGoogle Haberler'de ListeList'e Abone Ol
0
Share on FacebookShare on Twitter

Bir iş gününde en fazla kaç toplantı olabilir? Tüm gün toplantıyla geçer mi mesela? Geçebiliyor, yaşayan bilir. Haliyle toplantıların verimli geçmesi hem çalışan, hem işveren açısından epey önemli ve kritik bir konu. Etkili toplantılar için uygulanabilecek 5 çevik retrospektif tekniği‘nden daha önce bahsetmiştik. Şimdi konuyu biraz daha geniş bir çerçevede ele alalım. Pozisyon, sıfat ya da çatı bağımsız düşünelim. En basit haliyle meseleye ‘toplantı nasıl yapılır?’ sorusuyla yaklaşalım ve önce aşağıdaki senaryoyu bir inceleyelim.

Senaryo: İş yerindesiniz, saat 08:15 diyelim, birden takviminizde saat 08:30 ile 10:00 arası bir toplantı beliriyor. Toplantı ismi de şunlardan biri olsun: ‘Meeting #1’, ‘Placeholder’, ‘Servis’, ‘Kick-Off’. Bu ne demek peki? Bu sabah zorlu geçecek demek 🙂 Çünkü ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz olmayan, asla hazırlıklı gitme şansınız bulunmayan, daha da kötüsü nasıl geçeceğini, ne elde edeceğinizi, sizden ne beklendiğini bilmediğiniz bir 1,5 saatlik zaman dilimine doğru gidiyorsunuz. Toplantının büyük bir bölümünü neden orada olduğunuzu anlamakla geçirip, tam anladığınızda da artık çok geç olduğu için gerekli katılımı sağlayamayarak yerinize geri dönüyorsunuz. Aslında olması gerekenler çok net belli değil mi?

1. İstisnai durumlar dışında toplantı saati kesinlikle önceden haber verilmeli


Böylelikle toplantıya katılacak olan kişiler kendi iş rutinlerini koruyacak şekilde kendi planlamalarını yapabilmeli. Aksi halde toplanmak, başka bir işi yarıda bırakmak, kendi planını aksatmak, haliyle konsantrasyonunu kaybetmek ve hatta strese girmek anlamına geliyor.

2. Toplantının nerede yapılacağı bilgisi paylaşılmalı


Ki katılımcı olması gereken saatte gelebilsin, aksi halde aramalar, sormalar, yani gecikmeler kaçınılmaz. Toplantı odasının oturma düzeni bile önceden düşünmeli. Örneğin tahta kullanılacaksa her bir sandalyenin tahtayı gördüğünden emin olunmalı.

3. Toplantı konusu anlaşılır olmalı

Hemen örnek: ‘X Projesi İçin Öneri’. Ve tabii ki toplantı detay bilgisinde konu başlığında adı geçen önerinin özeti/kısa bir anlatımı bulunmalı ki toplantıya gelen kişinin hazırlanma şansı olsun. Önden bir inceleme yapabilsin ve oraya konu üzerine düşünüp gelebilsin.

4. Katılımcılar toplantıya neden çağırıldığını, kendisinden ne beklendiğini bilmeli.


Belki sadece bir şey duyurulacak, belki bir onay alınacak, belki bir fikir paylaşımı yapılacak ve değerlendirme istenecek, belki bilinmeyen bir durumu netleştirmek için bilgi alınacak; olası o kadar çok senaryo var ki… Katılımcının neden orda olması gerektiğini bilmesi, özellikle toplantıyı organize eden kişi açısından inanılmaz önemli. Farkındaysanız, daha sadece toplantı öncesindeyiz. Verimli bir toplantı için ön hazırlığın ne kadar önemli olduğunu gördük. Gelelim toplantının kendisine.

5. Toplantıya zamanında başlanmalı.


Elbette istisnai durumlar olabilir, ama olası riskleri en aza indirgemek bizim elimizde. Toplantı öncesinde gerekli hazırlıklar yapıldığında toplantıya zamanında başlamamak için hiçbir neden yok ?

6. Başlarken toplantının amacından, nasıl ilerleneceğinden kısaca bahsedilmeli.


Yani toplantının önceden hazırlanmış bir ajandası/outline’ı olmalı. Katılımcılara kısaca hangi konulardan bahsedileceği ve ne tip bir sonuç elde edileceği hakkında bilgi verilmeli. Hemen örnek: X Projesindeki Y sorunu için düşünülen çözümü sunacağız, ardından yeni çözüm önerilerini dinleyeceğiz ve toplantıdan hangi çözüm önerisini uygulayacağımıza karar vererek ayrılacağız.

7. Yine başlarken ‘Ground Rule’ların tüm katılımcılarla birlikte belirlenmesi kritik


Peki Ground Rule nedir? Aslında oyunun kuralları gibi düşünebiliriz. Hemen ground rule örneği verelim: Toplantıda cep telefonları kısık seste olacak, toplantıya bilgisayarla gelinmeyecek, toplantı esnasında uzadığı düşünülen bir tartışma olursa konu not alınıp daha sonra konuşulması üzere park edilecek (Parking Lot Tekniği); kısacası katılımcı kitleye göre toplantının verimini korumak üzere düşünülebilecek bir çok şey ground rule olarak belirlenebilir.

8. Toplantı sırasında, açılışta bahsi geçen tüm maddelere zaman limitini unutmadan değinilmeli


Konuşulması gerekenler konuşulduktan sonra da alınacak toplantı kararları elbette kritik. Bu noktada devreye girebilecek bir çok karar verme aracı (decision making tools) var. Örneğin, sunulmuş önerilerden birisinin seçileceği noktada ‘Dot Voting’ tekniği kullanılabilir. Peki nedir bu ‘Dot Voting’. Hemen açıklayalım; Diyelim ki elimizde 5 çözüm önerisi var ve biz grupça bu öneriler arasından birini seçme, ya da en azından bir önceliklendirme yapmak istiyoruz. Her bir katılımcıya 5’er tane yapışkan nokta veriyoruz ve tahtadaki önerileri kendi arzusuna göre noktaları yapıştırmasını istiyoruz. Böylelikle tüm katılımcıların fikrini alarak ortak bir paydada buluşma şansımız oluyor.

9. Toplantı sonuna doğru ufak bir retrospektif için zaman ayırılmalı


Bu da bir sonraki toplantıların verimliliğini arttırmak adına oldukça faydalı. “Bu toplantıda neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik?” sorularına cevap aranmalı ve katılımcılardan geribildirim alınmalı. Önceden belirlenmiş Ground Rule’lar geliştirilmeye açık olmalı ve herkesin mutabık olduğu yeni öneriler varsa kural olarak eklenmeli.

10. Toplantı sonrasında sonuçlar katılımcılarla paylaşılmalı


En çok atlanan kısımlardan biri de bu. Toplantı bittikten sonra her şey bitmiş, sanki toplantı hiç yaşanmamış gibi davranma hali ☺️ Neden? Tam tersine işin en güzel yerine gelmişiz, toplantımız bitmiş, amacımıza ulaşmışız, rahatlamışız, bir taçlandırması kalmış. Angarya gibi gelmesin, özellikle verimli toplantıların sonuçları; projelerin, işlerin, ya da daha sonra yapılacak toplantıların esas girdisi/input’udur zaten ? Bu sonuçlardan tüm katılımcıların haberdar olması demek, herkesin başvurabileceği bir kaynağa sahip olması demek değil mi? Hem katılımcılar arası -fikir hizalaması- yaratmak ya da herkesin aynı sayfada kalabilmesini sağlamak için de gayet iyi bir yöntem!

PaylaşTweetleGönder
Seda Yalçın

Seda Yalçın

Kendini çoğaltan siyah beyaz bir aitsiz kimlik kahramanı; bulmayı reddederek arar, çelişkileri sever, belirsizliklerin kölesi olur.

İleri
6 Yılda Tanınmayacak Kadar Değişimin Mümkün Olduğunu Kanıtlayan 18 Dönüşüm Mimarı

6 Yılda Tanınmayacak Kadar Değişimin Mümkün Olduğunu Kanıtlayan 18 Dönüşüm Mimarı

Yorum yapabilmek için bir ListeList hesabınız olması gerekmektedir. Aşağıdaki bağlantı ile hemen bir hesap oluşturabilirsiniz.

Listelist'e üye ol

Lütfen tartışmaya katılmak için giriş yapın

İlgili İçerikler

Merkür Retrosu Kapıda: 14-20 Temmuz Haftalık Burç Yorumları
Astroloji

Merkür Retrosu Kapıda: 14-20 Temmuz Haftalık Burç Yorumları

Bir Tawil: Hiçbir Ülkenin Sahiplenmek İstemediği Mısır Ve Sudan Arasındaki Toprak Parçası
Seyahat

Bir Tawil: Hiçbir Ülkenin Sahiplenmek İstemediği Mısır Ve Sudan Arasındaki Toprak Parçası

Ünlü Yönetmen Darren Aronofsky’nin Vakit Kaybetmeden İzlemeniz Gereken 9 Filmi
Film

Ünlü Yönetmen Darren Aronofsky’nin Vakit Kaybetmeden İzlemeniz Gereken 9 Filmi

Penisin Kötü Kokmasına Neden Olabilecek 7 Şey Ve Tedavi Yöntemleri
Sağlıklı Yaşam

Penisin Kötü Kokmasına Neden Olabilecek 7 Şey Ve Tedavi Yöntemleri

Pierdante Piccioni: Trafik Kazası Yaptıktan Sonra Çok Farklı Bir Dünyaya Uyanan Adam
Yaşam

Pierdante Piccioni: Trafik Kazası Yaptıktan Sonra Çok Farklı Bir Dünyaya Uyanan Adam

Mata Hari: Yüzlerce Erkeği Kendisine Aşık Eden Tarihin En Ünlü Kadın Casusu
Tarih

Mata Hari: Yüzlerce Erkeği Kendisine Aşık Eden Tarihin En Ünlü Kadın Casusu

Duygusal Zekası Yüksek İnsanların İlişkilerde Asla Yapmadığı 9 Şey
Yaşam

Duygusal Zekası Yüksek İnsanların İlişkilerde Asla Yapmadığı 9 Şey

Diyetisyenlere Göre Protein İçeriği En Yüksek 10 Kuruyemiş ve Tohum
Yeme - İçme

Diyetisyenlere Göre Protein İçeriği En Yüksek 10 Kuruyemiş ve Tohum

Uzay Mekiği Patlamasından Cinayetlere: Televizyon Ekranlarında Canlı Olarak Yayınlanan En Korkunç 20 An
Tarih

Uzay Mekiği Patlamasından Cinayetlere: Televizyon Ekranlarında Canlı Olarak Yayınlanan En Korkunç 20 An

Okurken Keyfinizi Yerine Getirecek Haftanın En Komik Tweetleri
ListeList Özel

Okurken Keyfinizi Yerine Getirecek Haftanın En Komik Tweetleri

Bir Döneme Damga Vurdular! Yeşilçam Filmlerinde Kötü Karakterlere Hayat Veren 16 Jön
Sinema

Bir Döneme Damga Vurdular! Yeşilçam Filmlerinde Kötü Karakterlere Hayat Veren 16 Jön

Araştırma: Bilim İnsanlarına Göre Dokunduktan Sonra Hemen Ellerinizi Yıkamanız Gereken 10 Şey
Sağlıklı Yaşam

Araştırma: Bilim İnsanlarına Göre Dokunduktan Sonra Hemen Ellerinizi Yıkamanız Gereken 10 Şey

Mısır Piramitleri Yapılırken Mamutlar Yaşıyordu! Aynı Anda Gerçekleştiğine İnanamayacağınız 10 Tarihi Olay
Tarih

Mısır Piramitleri Yapılırken Mamutlar Yaşıyordu! Aynı Anda Gerçekleştiğine İnanamayacağınız 10 Tarihi Olay

Notre Dame’dan Kolezyum’a: Dünyanın En Ünlü Yapıları Kaç Yılda Tamamlandı?
Seyahat

Notre Dame’dan Kolezyum’a: Dünyanın En Ünlü Yapıları Kaç Yılda Tamamlandı?

Veni, Vidi, Vici: Caesar’ın Ünlü Sözünün Arkasındaki İlginç Hikaye
Tarih

Veni, Vidi, Vici: Caesar’ın Ünlü Sözünün Arkasındaki İlginç Hikaye

Formunu Korumak İsteyenlerin Gözdesi: Elma Sirkesi Kilo Vermeye Yardımcı Olur Mu?
Sağlıklı Yaşam

Formunu Korumak İsteyenlerin Gözdesi: Elma Sirkesi Kilo Vermeye Yardımcı Olur Mu?

Karagül: Dünyada Sadece Şanlıurfa’nın Halfeti İlçesinde Yetişen Çiçek
Ekoloji

Karagül: Dünyada Sadece Şanlıurfa’nın Halfeti İlçesinde Yetişen Çiçek

İnternetsiz Kullanılabilen Mesajlaşma Uygulaması Bitchat Nedir, Ne İşe Yarar?
Teknoloji - Bilim

İnternetsiz Kullanılabilen Mesajlaşma Uygulaması Bitchat Nedir, Ne İşe Yarar?

X’te Ortalık Karıştı! Grok’a Soruşturma Açılmasının Ardından Gelen Sosyal Medya Tepkileri
Gündem

X’te Ortalık Karıştı! Grok’a Soruşturma Açılmasının Ardından Gelen Sosyal Medya Tepkileri

Antioksidan Deposu! Her Gün Çilek Yediğinizde Vücudunuzda Neler Olur?
Sağlıklı Yaşam

Antioksidan Deposu! Her Gün Çilek Yediğinizde Vücudunuzda Neler Olur?

Duygusal Göndermelerden Vergi Sistemi Eleştirilerine: The Beatles Şarkılarındaki Tarihsel Referanslar
Müzik

Duygusal Göndermelerden Vergi Sistemi Eleştirilerine: The Beatles Şarkılarındaki Tarihsel Referanslar

Bilmeniz Gereken Güvenilir Kripto Para Borsaları
Teknoloji - Bilim

Bilmeniz Gereken Güvenilir Kripto Para Borsaları

22 Mart 2024
Binance’e Para Nasıl Yatırılır? Binance Para Yatırma İşlemi
Teknoloji - Bilim

Binance’e Para Nasıl Yatırılır? Binance Para Yatırma İşlemi

29 Mart 2024
İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller
Sponsorlu İçerik

İstanbul’daki İş Otelleri: Evinizde Gibi Hissetmenizi Sağlayacak Oteller

6 Mart 2021
Hepsiburada Premium İle Daha Fazla Ürünü Keşfedin, Avantajlarından Faydalanın
Sponsorlu İçerik

Hepsiburada Premium İle Daha Fazla Ürünü Keşfedin, Avantajlarından Faydalanın

22 Ağustos 2023
Merkür Retrosu Kapıda: 14-20 Temmuz Haftalık Burç Yorumları
Astroloji

Merkür Retrosu Kapıda: 14-20 Temmuz Haftalık Burç Yorumları

13 Temmuz 2025
Bir Tawil: Hiçbir Ülkenin Sahiplenmek İstemediği Mısır Ve Sudan Arasındaki Toprak Parçası
Seyahat

Bir Tawil: Hiçbir Ülkenin Sahiplenmek İstemediği Mısır Ve Sudan Arasındaki Toprak Parçası

13 Temmuz 2025
Ünlü Yönetmen Darren Aronofsky’nin Vakit Kaybetmeden İzlemeniz Gereken 9 Filmi
Film

Ünlü Yönetmen Darren Aronofsky’nin Vakit Kaybetmeden İzlemeniz Gereken 9 Filmi

13 Temmuz 2025
Penisin Kötü Kokmasına Neden Olabilecek 7 Şey Ve Tedavi Yöntemleri
Sağlıklı Yaşam

Penisin Kötü Kokmasına Neden Olabilecek 7 Şey Ve Tedavi Yöntemleri

13 Temmuz 2025
Pierdante Piccioni: Trafik Kazası Yaptıktan Sonra Çok Farklı Bir Dünyaya Uyanan Adam
Yaşam

Pierdante Piccioni: Trafik Kazası Yaptıktan Sonra Çok Farklı Bir Dünyaya Uyanan Adam

12 Temmuz 2025
Mata Hari: Yüzlerce Erkeği Kendisine Aşık Eden Tarihin En Ünlü Kadın Casusu
Tarih

Mata Hari: Yüzlerce Erkeği Kendisine Aşık Eden Tarihin En Ünlü Kadın Casusu

12 Temmuz 2025
Kokusuyla Hafızalara Kazınan 16 Erkek Parfümü Önerisi
Alışveriş

Kokusuyla Hafızalara Kazınan 16 Erkek Parfümü Önerisi

10 Şubat 2024
Hepsiburada Premium İle Daha Fazla Ürünü Keşfedin, Avantajlarından Faydalanın
Sponsorlu İçerik

Hepsiburada Premium İle Daha Fazla Ürünü Keşfedin, Avantajlarından Faydalanın

22 Ağustos 2023
Evde Verimli Vakit Geçirmek İçin Faydalanabileceğiniz 16 Online Eğitim Platformu
ListeList Özel

Evde Verimli Vakit Geçirmek İçin Faydalanabileceğiniz 16 Online Eğitim Platformu

16 Mart 2020

Sosyal Medya'da ListeList

  • Hakkımızda
  • Künye
  • Gizlilik Politikası
  • Muvafakatname
  • Yazı Gönder
  • Reklam
  • İletişim

© 2021 ListeList - Yeni Nesil Medya Platformu

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password? Sign Up

Create New Account!

Fill the forms bellow to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In

Add New Playlist

Sonuç bulunamadı
Tüm sonuçları görüntüle
  • Ana Sayfa
  • Gündem
  • ListeList Özel
  • Alışveriş
  • Yaşam
  • Sinema
  • Seyahat
  • Diğer
    • Edebiyat
    • Sağlıklı Yaşam
    • Kadın
    • İş Yaşamı
    • Tiyatro
    • Hayvansever
    • Spor
    • İstanbul
    • Koronavirüs
    • Tarih
    • Müzik
    • Astroloji
    • Ekoloji
    • Tasarım
    • Dizi
    • Oyun
    • Teknoloji – Bilim
    • Yeme – İçme
    • Pürtelaş
    • Testler
    • Video
  • Yazı Gönder

© 2021 ListeList - Yeni Nesil Medya Platformu