Bir iş gününde en fazla kaç toplantı olabilir? Tüm gün toplantıyla geçer mi mesela? Geçebiliyor, yaşayan bilir. Haliyle toplantıların verimli geçmesi hem çalışan, hem işveren açısından epey önemli ve kritik bir konu. Etkili toplantılar için uygulanabilecek 5 çevik retrospektif tekniği‘nden daha önce bahsetmiştik. Şimdi konuyu biraz daha geniş bir çerçevede ele alalım. Pozisyon, sıfat ya da çatı bağımsız düşünelim. En basit haliyle meseleye ‘toplantı nasıl yapılır?’ sorusuyla yaklaşalım ve önce aşağıdaki senaryoyu bir inceleyelim.
Senaryo: İş yerindesiniz, saat 08:15 diyelim, birden takviminizde saat 08:30 ile 10:00 arası bir toplantı beliriyor. Toplantı ismi de şunlardan biri olsun: ‘Meeting #1’, ‘Placeholder’, ‘Servis’, ‘Kick-Off’. Bu ne demek peki? Bu sabah zorlu geçecek demek 🙂 Çünkü ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz olmayan, asla hazırlıklı gitme şansınız bulunmayan, daha da kötüsü nasıl geçeceğini, ne elde edeceğinizi, sizden ne beklendiğini bilmediğiniz bir 1,5 saatlik zaman dilimine doğru gidiyorsunuz. Toplantının büyük bir bölümünü neden orada olduğunuzu anlamakla geçirip, tam anladığınızda da artık çok geç olduğu için gerekli katılımı sağlayamayarak yerinize geri dönüyorsunuz. Aslında olması gerekenler çok net belli değil mi?
1. İstisnai durumlar dışında toplantı saati kesinlikle önceden haber verilmeli
Böylelikle toplantıya katılacak olan kişiler kendi iş rutinlerini koruyacak şekilde kendi planlamalarını yapabilmeli. Aksi halde toplanmak, başka bir işi yarıda bırakmak, kendi planını aksatmak, haliyle konsantrasyonunu kaybetmek ve hatta strese girmek anlamına geliyor.
2. Toplantının nerede yapılacağı bilgisi paylaşılmalı
Ki katılımcı olması gereken saatte gelebilsin, aksi halde aramalar, sormalar, yani gecikmeler kaçınılmaz. Toplantı odasının oturma düzeni bile önceden düşünmeli. Örneğin tahta kullanılacaksa her bir sandalyenin tahtayı gördüğünden emin olunmalı.
3. Toplantı konusu anlaşılır olmalı
Hemen örnek: ‘X Projesi İçin Öneri’. Ve tabii ki toplantı detay bilgisinde konu başlığında adı geçen önerinin özeti/kısa bir anlatımı bulunmalı ki toplantıya gelen kişinin hazırlanma şansı olsun. Önden bir inceleme yapabilsin ve oraya konu üzerine düşünüp gelebilsin.
4. Katılımcılar toplantıya neden çağırıldığını, kendisinden ne beklendiğini bilmeli.
Belki sadece bir şey duyurulacak, belki bir onay alınacak, belki bir fikir paylaşımı yapılacak ve değerlendirme istenecek, belki bilinmeyen bir durumu netleştirmek için bilgi alınacak; olası o kadar çok senaryo var ki… Katılımcının neden orda olması gerektiğini bilmesi, özellikle toplantıyı organize eden kişi açısından inanılmaz önemli. Farkındaysanız, daha sadece toplantı öncesindeyiz. Verimli bir toplantı için ön hazırlığın ne kadar önemli olduğunu gördük. Gelelim toplantının kendisine.
5. Toplantıya zamanında başlanmalı.
Elbette istisnai durumlar olabilir, ama olası riskleri en aza indirgemek bizim elimizde. Toplantı öncesinde gerekli hazırlıklar yapıldığında toplantıya zamanında başlamamak için hiçbir neden yok ?
6. Başlarken toplantının amacından, nasıl ilerleneceğinden kısaca bahsedilmeli.
Yani toplantının önceden hazırlanmış bir ajandası/outline’ı olmalı. Katılımcılara kısaca hangi konulardan bahsedileceği ve ne tip bir sonuç elde edileceği hakkında bilgi verilmeli. Hemen örnek: X Projesindeki Y sorunu için düşünülen çözümü sunacağız, ardından yeni çözüm önerilerini dinleyeceğiz ve toplantıdan hangi çözüm önerisini uygulayacağımıza karar vererek ayrılacağız.
7. Yine başlarken ‘Ground Rule’ların tüm katılımcılarla birlikte belirlenmesi kritik
Peki Ground Rule nedir? Aslında oyunun kuralları gibi düşünebiliriz. Hemen ground rule örneği verelim: Toplantıda cep telefonları kısık seste olacak, toplantıya bilgisayarla gelinmeyecek, toplantı esnasında uzadığı düşünülen bir tartışma olursa konu not alınıp daha sonra konuşulması üzere park edilecek (Parking Lot Tekniği); kısacası katılımcı kitleye göre toplantının verimini korumak üzere düşünülebilecek bir çok şey ground rule olarak belirlenebilir.
8. Toplantı sırasında, açılışta bahsi geçen tüm maddelere zaman limitini unutmadan değinilmeli
Konuşulması gerekenler konuşulduktan sonra da alınacak toplantı kararları elbette kritik. Bu noktada devreye girebilecek bir çok karar verme aracı (decision making tools) var. Örneğin, sunulmuş önerilerden birisinin seçileceği noktada ‘Dot Voting’ tekniği kullanılabilir. Peki nedir bu ‘Dot Voting’. Hemen açıklayalım; Diyelim ki elimizde 5 çözüm önerisi var ve biz grupça bu öneriler arasından birini seçme, ya da en azından bir önceliklendirme yapmak istiyoruz. Her bir katılımcıya 5’er tane yapışkan nokta veriyoruz ve tahtadaki önerileri kendi arzusuna göre noktaları yapıştırmasını istiyoruz. Böylelikle tüm katılımcıların fikrini alarak ortak bir paydada buluşma şansımız oluyor.
9. Toplantı sonuna doğru ufak bir retrospektif için zaman ayırılmalı
Bu da bir sonraki toplantıların verimliliğini arttırmak adına oldukça faydalı. “Bu toplantıda neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik?” sorularına cevap aranmalı ve katılımcılardan geribildirim alınmalı. Önceden belirlenmiş Ground Rule’lar geliştirilmeye açık olmalı ve herkesin mutabık olduğu yeni öneriler varsa kural olarak eklenmeli.
10. Toplantı sonrasında sonuçlar katılımcılarla paylaşılmalı
En çok atlanan kısımlardan biri de bu. Toplantı bittikten sonra her şey bitmiş, sanki toplantı hiç yaşanmamış gibi davranma hali ☺️ Neden? Tam tersine işin en güzel yerine gelmişiz, toplantımız bitmiş, amacımıza ulaşmışız, rahatlamışız, bir taçlandırması kalmış. Angarya gibi gelmesin, özellikle verimli toplantıların sonuçları; projelerin, işlerin, ya da daha sonra yapılacak toplantıların esas girdisi/input’udur zaten ? Bu sonuçlardan tüm katılımcıların haberdar olması demek, herkesin başvurabileceği bir kaynağa sahip olması demek değil mi? Hem katılımcılar arası -fikir hizalaması- yaratmak ya da herkesin aynı sayfada kalabilmesini sağlamak için de gayet iyi bir yöntem!
