E-posta, günümüzde iş hayatının vazgeçilmez iletişim araçlarından biri haline geldi. Ancak, profesyonel görünmenizi engelleyen e-posta hataları, yanlış anlaşılmalara ve olumsuz izlenimlere neden olabilir. İşte bu yazımızda, iş ortamında sıkça karşılaşılan e-posta hatalarını ve bunlardan kaçınmak için neler yapılabileceğini ele alacağız. Daha etkili ve profesyonel bir iletişim sağlamak için dikkat edilmesi gereken önemli noktaları vurgulayacağız. İşte profesyonel görünmenizi engelleyen e-posta hataları 👇
1. E-postada yazım ve dil bilgisi hataları yapmak
Çok önemli bir e-posta yazarken alıcınızın adını yanlış yazdığınızı hayal edebiliyor musunuz? Bunun gibi hatalar profesyonel hayatınızda sizi dikkatsiz gösterir, bu yüzden yazım ve dil bilgisi hatalarına dikkat etmek oldukça önemli.
Bunlardan kaçınmak için, alıcının adını ve sahip olduğu unvanların yazılışını bir kez daha kontrol edin. Ayrıca e-postanızı yazdıktan sonra bir kere yüksek sesle okuyabilirsiniz. Eğer birinin isminde hata yaparsanız özürlerinizi iletin ve bir dahaki sefere doğru yaptığınızdan emin olun.
2. Bir maili birden fazla kişiye gönderirken BCC alanını kullanmamak
Tüm iş arkadaşlarınızı bir yanıt zincirine bağlamak oldukça yanlış bir davranış. Kariyer stratejistleri, insanların yaptığı en büyük hatanın, bir yanıtın gerekli olup olmadığını düşünmeden ‘hepsini yanıtla’ düğmesine basmak olduğunu söylüyor. Ayrıca size gelen bütün mesajlara aynı anda cevap vermeye de çalışmayın. Eğer bir e-postayı çok sayıda alıcıya göndermeniz gerekiyorsa, her alıcı için BCC alanını kullanın.
3. Çok samimi bir dil kullanmak / emojilerle iletişim kurmak
Ciddi iş e-postalarında ağlayan-gülen emojiler kullanıyorsanız bu durum meslektaşlarınıza garip gelebilir. Bunun yerine daha profesyonel bir üslup benimsemeli, tam cümleler kullanmalı ve emojilerden kaçınmalısınız.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer şey de unvandır. Örneğin, alıcınızın bir doktor veya profesör olduğunu görürseniz, size e-posta imzalarında aksini belirtene kadar bu başlığı varsayılan olarak mesajlarınıza dahil etmelisiniz.
4. Uzun e-postalar yazmak
İş arkadaşınızdan gelen bir e-postayı açıp metin üstüne metin görmek istemezsiniz. En iyi e-postalar doğrudan konuya yöneliktir. En kötüleri ise okuyanın kafasını karıştıran uzun maillerdir. Paragraf araları olmayan metin bloklarından kaçının. E-postanız çok uzunsa alıcınız önemli ayrıntıları kaçırabilir.
Her şeyi net tutmak için e-postalarınızı daha kısa cümlelere yazın. Önemli ayrıntıları başa ekleyin. E-postanız çok uzuyorsa, gereksiz cümleleri belirleyip onları silin.
5. Kızgın olduğunuzda e-posta atmak
E-postalar yalnızca iletişim araçları değildir, aynı zamanda davranışlarınızın belgelenmesi işlevi de görebilirler. Bu yüzden öfkeli olduğunuzda asla mesaj göndermemelisiniz çünkü geri alamayacağınız bir şey yazabilirsiniz. Meslektaşlarınıza e-posta yoluyla kötü sözler söylemek büyük bir hatadır. Bu durum o anlık iyi hissettirse de, en iyi ihtimalle profesyonelliğe aykırı ve en kötü ihtimalle kovulmanıza neden olabilecek bir suçtur. Duygusal durumunuza dikkat edin ve böyle anlarda e-posta göndermeyin. Bunun yerine tepki vermeden önce düşünmek için zaman ayırın.
