Fikir üretmek bazıları için huy, kabul. Kimisi gerçekten orijinal karakteriyle fikir üretmekte hiç zorlanmayabiliyor. Bazılarıysa bir şeyler düşünüyor, evet; belki ifade etmekte, ya da ortaya çıkarmakta zorlanıyor. İşin bir de tekilden çoğula uzanışı var. Hepimiz farklı donanımlara sahibiz. Bu farklı donanımların tek bir insanda can bulabildiğini bir hayal edin. Aslında hepimiz dediğimiz, tek bir süper insanmışız mesela 🙂 Mümkün mü bu? Teknik olarak mümkün değil, ancak düşüncede neden olmasın? Birden fazla insanın bir araya gelerek, kolektif bir beyinle fikir üretimi yapabilmesi için zemin hazırlamak, durumu kolaylaştırmak için çeviklik çatısı altında bir çok teknik var. Bunlardan bazılarına hep birlikte göz atalım.
1. Beyin Fırtınası (Brainstorming)
Aslında bir çoğumuzun bildiği, hiç olmazsa duyduğu en yaygın tekniklerden biri bu. Bu teknikte buluşmaya gelen her katılımcı zaten konu üzerine düşünmüş olarak, bir fikirle geliyor. Basitçe hep birlikte düşünme hali diyebiliriz. Bu arada elbette çok daha spontane versiyonlarda, habersiz olarak yapmak da mümkün.
Buluşmada/toplantıda kolaylaştırıcı rolünde olan kişi herkesin fikrini herhangi bir değerlendirmeye ya da kategoriye tâbi tutmadan not ediyor. Burada tahta kullanımı en güzeli. Her bir katılımcıya eşit konuşma ve fikrini anlatma fırsatı veriliyor. Kişilerin anlatma sırası için bir çok farklı teknik kullanılabilir. Anlatım sırası ile ilgili kullanılabilecek tekniklerden 7 Soruyla Günlük Ayakta Toplantı’nın İncelikleri Listesi’nin 3.maddesinde bahsetmiştik. Tüm fikirler toplandıktan sonra hepsi üzerine daha detaylı konuşmalar gerçekleştiriliyor ve tercihe göre fikirler önceliklendirilip bir karara bağlanıyor.
Ek olarak belirtmekte fayda var; katılımcı profiline göre sessiz beyin fırtınası (silent brainstorming) da tercih edilebilir. Bu yöntemde fikirler konuşarak değil, post-it kağıtlarına not edilerek kolaylaştırıcı rolündeki kişiye veriliyor. Özellikle yeni kurulan ekipler için sessiz beyin fırtınası tercih ediliyor.
2. 6 Düşünce Şapkası (6 Thinking Hats)
1985 yılında Edward de Bono tarafından geliştirilen ve uygulaması gerçekten çok eğlenceli olan bu yöntemde asıl mevzu bahis olan perspektif meselesi. Farklı bir renk şapka takmak kişilere farklı bir bakış açısından konuya/probleme yaklaşma olanağı sağlıyor. Örneğin paralel bir düşünme hali yaratmak istiyorsak tüm katılımcıların aynı anda aynı şapkayı takması tavsiye ediliyor. Ancak teknik herkesin farklı renkte bir şapka takması şeklinde de uyarlanabiliyor. Şapkanın altını çizdiği perspektifteki düşünceler dile getirildikten sonra tüm katılımcılar farklı bir şapkaya geçiyor. Bu şekilde sırayla 6 perpektiften konu ele alınmış oluyor. Peki bu şapkalar neleri, hangi perspektifleri temsil ediyor? Hemen bakalım:
* Siyah Şapka: Riskler, tuzaklar neler?
* Kırmızı Şapka: Duygularımız, hislerimiz nasıl?
* Yeşil Şapka: Yeni fikirler, çözümler neler?
* Sarı Şapka: Pozitif düşünceler, faydalar neler?
* Beyaz Şapka: Gerçekler neler?
* Mavi Şapka: Bu şapka meta-düşünce (meta-thinking) şapkası olarak geçiyor, herkesin farklı şapkayı taktığı durumlarda süreci gözlemleyip hakem gibi davranıyor. Düşünme sürecini durduruyor ya da şapka değiştirtiyor. Eğer teknik herkes aynı anda şapka takacak şeklinde uyarlanıyorsada bu şapka düşünmek üzerine düşünmek ve kendini gözlemlemek olarak kullanılabilir 😉
3. Asansör Buluşmaları (Elevator Meetings)
Fikir üretmekle ne alaka? Hemen anlatalım. Buluşma/toplantı çıkışlarında ne yaparız? Kendimizi yakın hissettiğimiz birileriyle birlikte yürümek suretiyle çalışmaya geri döneriz. Asansör sohbeti aslında bu dönüş yolundaki konuşmaları temsil ediyor. Buradaki amaç, toplantı çıkışı, işte o kendimizi yakın hissettiğimiz insana ilk söylediğimiz şeyleri toplantı içerisine taşıyabilmekten ibaret. Tam toplantı çıkışı, aslında şu şöyle olsa, bu böyle olsa, şu da ne kadar saçma konuştu minvalinde nelerden bahsediliyorsa malzeme olarak kullansak hoş olmaz mıydı? Peki ama nasıl? Aslında çok basit. Buluşmanın sonunda küçük bir zaman dilimini şu soruya ayırabilirsiniz: ‘Bu toplantıdan çıktıktan sonra nasıl hissedeceksiniz? Neler düşüneceksiniz?’ Ya da tam tersi, bir sonraki buluşmaya başlarken ‘Geçen toplantı çıkışında asansörde/yolda neler konuştunuz?’ diye sormak da bir seçenek. Böylelikle toplantıda çok rahat duygularını ifade edemeyen kişileri biraz daha cesaretlendirerek yakalamak da mümkün oluyor. Hem de hafiften bir güven ortamı oluşturmuş oluyoruz. Hiç fena değil aslında, gülüşmeler, konuşmalar da cabası.
4. Yaşam Nehri (River of Life)
Özellikle önemli/uzun bir geçmişe sahip konuları ele alırken oldukça işe yarayan bu yöntemde tüm katılımcılarla birlikte bir nehir çiziyoruz. Eğer çok büyük bir grupsak küçük gruplara ayrılıyoruz ve her grup kendi nehrini çiziyor. Bu nehirlerin bazı yerlerinde çatallanmalar, bazı yerlerinde köprüler, bazı yerlerinde ise bataklıklar, barajlar ya da kurumuş alanlar oluyor. Aslında konuyu nehir metaforu üzerinden hep birlikte tahtaya çizerek tartışma ve düşünme imkanı bulmuş oluyoruz. Kolaylaştırıcı rolündeki kimse, kişilerden ya da gruplardan önemli olan noktaları nehir üzerinde işaretlemelerini istiyor. Ardından bir araya gelerek nehrin ya da nehirlerin ortak özelliklerini tartışıyoruz. Sonrasında bu tartışma ortamını nehrin/nehirlerin geleceğini tahmin etmek üzere kullanıyoruz. Bu teknik, retrospektif toplantılarında, büyük projelerin çapraz takım retrospektiflerinde ya da yeni takım kurulumlarında uygulamak için ideal. Çünkü bir süreç içerisinde yaşanan olayları ve bu olayların kişilerde uyandırdığı duyguları bir araya getirme/görme şansımız oluyor.
5. Boş/Serbest/Açık Alan (Open Space)
Herhangi bir toplantının/buluşmanın herhangi bir bölümünü “Open Space” ilan ediyoruz. Peki bu ne demek oluyor? Bu tam olarak “Open Space” olarak ilan edilen zaman diliminin önceden belirlenmiş herhangi bir konusunun olmadığı anlamına geliyor. Bunu yapmak bize ne kazandırıyor? Burada amaç, katılımcıları/grubu herhangi bir konu hakkında tartışmaya teşvik etmek. Bu yöntem grup/ekip üyelerinin kendilerini daha özgür hissetmesini sağlıyor. Uyarlamasında ise tavsiye edilen kolaylaştırıcı rolündeki kişinin herkesten konuşulması istediği konuyu not etmesini istemesi ve herkes notunu aldıktan sonra her konunun kısa bir süre sırayla tartışmaya açık hale gelmesi. Örnek kullanımlardan biri, kişilerin canını sıkan konuyu not etmesini istemek olabilir. Burası kolaylaştırıcı rolündeki kişinin tartışmaya açık hale getirmek istediği konu ile alakalı.
6. Zengin Resimler (Rich Pictures)
Aslında basitçe konuyu görselleştirmekten, hep birlikte çizmekten bahsediyoruz. Diğerlerinin söyleyip, bir kişinin çizmesi de bir seçenek. Bu yöntemin menşei 1981 yılında Checkland tarafından geliştirilen Soft Systems Metodolojisine (SSM) dayanıyor. Mesele tüm süreci ya da karmaşık bir sistemi/ürünü görünür ve üzerinde tartışılır hale getirmek. Çizilen diagramın/resimin anlaşılır ve açıklayıcı olması esas. Tavsiye edilen bazı metaforlardan örnek verelim. Örneğin resim içerisindeki düşünce balonları kişilerin endişelerini, gözler paydaşlarımızı, oklar ilişkilerimizi, çapraz kılıçlar çatışma alanlarımızı temsil edebilir. Ya da tamamen kendimize göre bir şekil de ortaya çıkarmamız mümkün. Burada önemli olan şekilden herkesin aynı şeyi anlaması. Küçük gruplar için daha iyi çalışan bu yöntemde hep birlikte düşünme ve fikir üretimi kaçınılmaz gibi görünmüyor mu? ?
7. Zihin Haritalama (Mind Mapping)
Yine çok bilinen yöntemlerden biri. Toplantı ve buluşmalarda bu yöntemi daha rahat kullanabilmek için kolaylaştırıcı rolünde iki kişi olması öneriliyor. Yine görselleştirmeyi sağlayan bu teknik için kullanılabilecek bir çok yazılım da mevcut. Peki bu yöntemi brainstorming yönteminden ayıran ne? Evet, bir şeyleri kayıt altına almış ve bir toplantı çıktısı/dökümanı elde etmiş oluyoruz. Ama sanki daha sağlam bir ayırt edici etmen var gibi değil mi? Uzatmadan söyleyelim: ilişkiler. Bu teknikte okları kullanarak fikir ile ilgili detayları ya da fikir ile ilgili diğer fikirleri de gruplama şansı elde etmiş oluyoruz. Özellikle strateji toplantılarda kullanılması tavsiye edilen bu yöntem, aslında kişisel not tutma yöntemi olarak da hiç fena görünmüyor.
