Etkili Toplantılar İçin 5 Çevik (Agile) Retrospektif Tekniği

December 8, 2017

Belirli bir zaman içerisinde tamamlanması gereken etkili bir toplantı biçimi olan çevik retrospektif, bir sürecin sonuna kadar birlikte koşmuş, yanyana aynı amaç için yürümüş bir takımın, o süre zarfındaki çalışmaları ve davranış biçimleri üzerinden kendini bir sonraki süreci iyileştirmek üzere değerlendirmesidir.

Bu tanıma bakılırsa aile arasında bile yapılabilir görünmüyor mu? Elbette yapılabilir. Her ayın ilk pazar günü ailece oturup, son bir ay içerisinde neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik, yeteri kadar iyi olmadığımız konularda bir sonraki ay neleri düzeltebiliriz diye konuşabilsek, belki de her gün evden çıkan son kişinin çöpü atması kararı mutfağı kötü kokulardan uzak tutmaya yetecek de artacak bile. Şimdi gelelim çevik retrospektifleri kolaylaştıran keyifli tekniklere.

1. Starfish: Denizyıldızı

cevik-1
Stop: Yapmayı bırakalım dediğimiz, takıma değer kazandırdığını düşünmediklerimiz.
Less: Çok fazla güç harcayarak az değer kazandığımızı düşündüğümüz, daha az yapalım dediklerimiz.
Keep: Yapmaktan memnun olduğumuz ve yapmaya devam edelim dediklerimiz.
More: Daha sık yapılması gerektiğini düşündüklerimiz.
Start: Yapmaya başlamamız gerektiğini düşündüklerimiz.

Tüm takım elemanları mevzu bahis süre zarfına dair düşüncelerini ilgili alanlara küçük yapışkan notlarla ekledikten sonra, hep birlikle değerlendirme yapılır. Örneğin notları kendi alanları içerisinde kategorize edip oylayarak, çok oy alanlardan bir aksiyon planı hazırlanabilir.

2. Constellation: Takımyıldız

cevik-2
Constellation tekniği insanların hiç konuşmasına gerek kalmadan fikirlerini öğrenebilmek için aslında. İçine kapanık, çok fazla söz almak istemeyen kişilerin çoğunlukta olduğu takımlarda uygulanması üzere tasarlanmış. Uygulanışı:
1. Tüm ekibin ayakta bir daire oluşturabileceği kadar alan bulunması gerekiyor.

2. Bu alanı bulduktan sonra alanın ortasına bir obje konup, bunun evrenin merkezi olduğu söyleniyor.

3. Ardından ekipten evrenin merkezi olarak hayal ettiğimiz noktanın etrafında bir daire oluşturmaları isteniyor.

4. Sonrasında kolaylaştırıcı/organizatör rolündeki kişi insanların fikrini almak istediği ifadeleri açık ve net cümlelerle dile getiriyor.

5. Ekipten ifadeye kendini yakın hissedenlerin merkeze bir adım yaklaşması, uzak hissedenlerinse merkezden bir adım uzaklaşması isteniyor.

6. Ortaya bir takım yıldızı görüntüsü çıkmış oluyor ve bu noktada ekip içi konuşmalara, gülüşmelere zaman tanınıyor ve herkesin şekli farketmesi, görmesi sağlanmış oluyor.

Toplantıyı organize eden ya da kolaylaştırıcı rolünde olan kişi de dahil olmak üzere herkes takımın konu hakkındaki düşüncelerini açık bir şekil üzerinden görmüş oluyor.

3. Mad / Sad / Glad: Kızgın / Üzgün / Memnun

cevik-3
Daha çok duygular üzerine yoğunlaşan bu retrofpektif tekniğinde bahsi geçen süreç içerisinde bizi kızdıran, memnun eden ve üzen ne varsa tıpkı starfish yönteminde olduğu gibi küçük, yapışkan not kağıtlarını kullanarak yazıp ilgili alana yapıştırıyoruz. Ardından hep birlikte hepsinin tek tek üzerinden geçip, aynı görünenleri kategorize edip, çoğunlukla dile getirilmiş olanları ya da az dile getirilmiş olsa bile önem arz ettiğini düşündüklerimizi nasıl düzeltebileceğimize, iyileştirebileceğimize yönelik aksiyonlar çıkarıyoruz.

4. Guess Who?: Tahmin et, kim?

cevik-4
Bu retrospektif tekniği önemli bir özelliğiyle diğerlerinden ayrılıyor. Takım elemanlarının birbirlerine empati yapabilmesini sağlıyor ve aslında bu başlık üzerinden takım içi yakınlaşmayı ve iletişimi de arttırıyor. Uygulanışı da gayet keyifli:
1. Her bir takım elemanı kendi ismini bir kağıda yazıp şapkanın içine atar.

2. Şapkanın içindeki kağıtlar karıştırılır ve herkes bir kağıt çeker.

3. Kişiler toplantı süresince çektiği kağıttaki çıkan takım üyesi her kim ise onun rolünü yapar, onun gibi düşünmeye ve onun yaşadıklarına odaklanmaya çalışır.

4. Süreç içerisinde nelerin iyi gittiğini ve nelerin daha iyi gidebileceğini başka bir takım üyesinin perspektifinden düşünüp, değerlendirerek düşüncelerini küçük notlara yazıp ilgili sorunun altına yapıştırır.

5. Notları yapıştıran katılımcı takıma dönüp, tahmin edin, kimim diye sorar ve takım elemanları onun kim olduğunu bulmaya çalışır.

6. Kim olduğu anlaşıldıktan sonra gerçek kişi ortaya çıkar ve notların onun için doğru olup olmadığını takıma söyler.

7. Takım üyelerinin her biri bu adımları tamamladığında ortaya bir aksiyon planı çıkmış olur.

5. Sailboat: Yelkenli

cevik-5
Yukarıdaki resim bu retrospektif tekniği için kullanılıyor.
Yelkenli: Tamamen metaforik bir anlatımla takımın bu yelkenlide olduğunu, hatta takımın yelkenlinin kendisi olduğunu hayal ediyoruz.
Ada: Üzerinde sevimli palmiyeler olan ada takımın ortak amacını ve vizyonunu temsil ediyor.
Rüzgar: Bulutlardan doğru gelen rüzgar takımın hedefine ulaşabilmesi için hızlandırıcı etmenleri düşündürmek için.
Çapa: Takımı yavaşlatan etmenleri ifade ediyor.
Kayalar: Denizin altında görünen kayalar ise takımın hedefine ulaşırken karşılaşabileceği olası riskleri adresliyor.

Mad/Sad/Glad ve Starfish tekniklerinde olduğu gibi, yine küçük notlarla tüm takım, süreç ile ilgili düşüncelerini uygun gördüğü bölüme yapıştırıyor. Notlar hep birlikte değerlendirilip bir aksiyon planı çıkarılıyor. Takımdan değerli bilgi almak ve bir içgörü yaratabilmek adına güçlü bir retrospektif tekniği olduğunu söyleyebiliriz.

Küçük Bir Hatırlatma: Bu tekniklerin her biri ayrı ayrı uygulanabileceği gibi, birbirleriyle birleştirilerek de uygulanabilir. Odaklanılması gereken takımın neye ihtiyacı olduğu ve hangi tekniğe daha iyi cevap vereceğidir. Bazı çevik retrospektiflerde sadece doğru soruları sormak ve takımın bu sorulara birlikte cevap araması, bir aksiyon planı çıkarmak için yeterli olabilir.

Yorum Bırakın

E-mail adresiniz paylaşılmayacaktır.*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>