Gmail, dünya genelinde milyonlarca kullanıcı tarafından tercih edilen bir e-posta hizmeti olarak, iş ve kişisel iletişimimizin temel bir parçası haline gelmiştir. Platform, kullanıcı dostu arayüzü ve sürekli güncellenen özellikleriyle bilgi alışverişimizi kolaylaştırmakta ve daha verimli hale getirmektedir. Ancak Gmail’in tüm potansiyelinden faydalanabilmek için platformun sunduğu araçları ve özellikleri doğru şekilde kullanmayı bilmek gerekmektedir. Bu rehberde Gmail’i daha etkin kullanmanıza yardımcı olacak temel ipuçlarını ve püf noktalarını listeledik.
Günlük e-posta trafiğimizi yönetirken sıkça karşılaştığımız bazı zorluklar, yanlışlıkla gönderilen mesajlar, dağınık gelen kutuları ve istenmeyen e-postalar olabilir. Gmail, bu gibi sorunları çözmek için çeşitli kullanışlı özellikler sunar. Örneğin, yanlış bir kişiye e-posta gönderdiğimizde veya gönderim sırasında bir hata fark ettiğimizde gönderiyi geri al özelliği kullanışlı olabilir. Ayrıca gelen kutusu düzenlemesi ve spam e-postaları engelleme gibi özellikler de e-posta deneyimimizi daha organize ve kontrollü hale getirir. Bu rehberde, bu özelliklerin nasıl etkin şekilde kullanılacağından detaylı olarak bahsedeceğiz.
Herhangi bir teknolojik aracı kullanırken olduğu gibi Gmail’in sunduğu imkanlardan en iyi şekilde yararlanmak için kullanımıyla ilgili bazı teknik bilgiler ve ipuçlarına ihtiyacınız olacaktır. Bu rehber, Gmail’i her yönüyle daha iyi anlamanız ve kullanmanız için hazırlandı. İster yeni bir kullanıcı olun isterse uzun süredir Gmail kullanan biri, bu rehberdeki bilgiler, günlük e-posta kullanımınızı daha verimli bir hale getirmeye yönelik olacaktır. İşte en kullanışlı 10 Gmail özelliği listesi…
#1 Gönderilen bir maili geri alma
Bir e-posta gönderme sırasında yanlış bir şey yazdığınızı düşünmeniz oldukça normaldir. Neyse ki Gmail, bir lütuf özelliği olan gönderiyi geri al özelliğine sahiptir. Gönder’e bastıktan hemen sonra, ekranın altında mesajın gönderildiğini belirten bir mesaj belirecek.
Ancak aynı zamanda geri al veya mesajı görüntüle seçeneği de olacak. Geri al seçeneğine tıkladığınızda, Gmail mesajın gönderilmesini durduracaktır. Ayrıca bir mesajı iptal etmek için ne kadar zamanınız olduğunu da düzenleyebilirsiniz. Gönderiyi geri al özelliğini ayarlamak için: ayarlar> tüm ayarları gör bölümüne giderek aşağı kaydırın ve gönderiyi geri al bölümüme girin. Buradan, gönderi iptal penceresi için 5, 10, 20 veya 30 saniye ayarlayabilirsiniz.
#2 Gelen kutunuzu temizleyin
Gelen kutusunu kontrol altına almak uzun sürmeyecektir. Burada kolaylıkla tümünü seçerek kolayca birçok e-postayı silebilirsiniz. Gelen kutunuzda eski dijital yabani otları daha verimli bir şekilde ele almanın başka bir yolu daha var.
Belirli bir tarihten önceki e-postalara ihtiyacınız olmadığından eminseniz, arama alanına “before: 01/12/2023” veya “after: 01/12/2023” gibi yazabilir ve tercih ettiğiniz tarihi girerek gelen kutunuzu filtreleyebilirsiniz. Bu, tümünü seç düğmesini daha verimli kullanmanızı sağlar.
Aktif olarak kullandığınız birden fazla Gmail hesabınız varsa, aralarında kolayca geçiş yapabilirsiniz. Basitçe sağ üst köşedeki profil simgenize tıklayın ve ekle seçeneğini seçin. Oradan sadece oturum açacaksınız ve gelecekte profil simgenize tıkladığınızda ona erişebileceksiniz. Ancak bir hesaba yeterince sık erişmezseniz, oturumunuz kapatılacaktır.
#4 E-posta filtreleri
Günümüzde birçok sosyal medya sitesi, alışveriş platformları ve dijital servisler e-posta adresinizi istediği için gelen kutunuz bir çöp kutusuna benzemeye başlayabilir. Ayrıca belirli kişilerden gelen e-postaları önceliklendirmek ve e-postaları daha iyi düzenlemek isteyebilirsiniz. İşte bu gibi durumlarda filtreler işimize yarayabilir.
Bir filtre kurmak için, Gmail’i açın, ayarlar dişlisine tıklayın ve tüm ayarları gör seçeneğini seçin. Oradan, filtreler ve engellenmiş adresler> yeni filtre oluştur seçeneğine tıklayın. Filtrenizi gönderen, alıcı, konu, anahtar kelimeler ve diğer faktörlerle e-postaları düzenleyecek şekilde özelleştirebilirsiniz. Özelliklerinizi belirlediğinizde, filtre oluştur düğmesine tıklayın.
Bazen rahatsız eden ve bülteninden çıkılamayan e-postalar alabilirsiniz. Fakat bir dahaki sefere bu başınıza geldiğinde, basitçe rahatsız edici e-postayı açın, e-posta konu satırının hemen üstünde bulunan üç noktalı ayarlar simgesine tıklayın ve açılan menüden sessize al kısmını seçin. Gönderiyi geri al özelliğindeki gibi yanlışlıkla tıkladıysanız sessize almayı geri alma fırsatınız olacak.
#6 Saklanan gönderiler için gelişmiş arama
Google, Gmail’in arkasında olduğu için Gmail’in güçlü arama araçları sunması şaşırtıcı değildir. Muhtemelen eski bir e-postayı bulmak için gelen kutunuzun üstündeki arama çubuğunu bir anahtar kelime veya gönderen temelinde kullanmışsınızdır. Ancak bundan daha fazlasını gelişmiş arama sayesinde yapabilirsiniz. Arama çubuğunun sağında küçük bir aşağı ok düğmesine tıklayarak Gmail’in gelişmiş arama panelini açabilirsiniz. Burada tarih aralıkları ve eklenti boyutları, konu satırı ve diğer filtreler ile arama yapabilirsiniz.
Bir mesajı sessize almaktan bir adım daha ileri giderek göndereni engelleyebilirsiniz. Eğer gereksiz ve istenmeyen e-postalar alıyorsanız, bu mesajları doğrudan spam klasörüne yönlendirebilirsiniz. İstenmeyen gönderenden bir mesaj açın, sağ üst köşedeki üç nokta düğmesine tıklayın ve “X adlı göndereni engelle” seçeneğini tıklayın.
#8 İletinizi daha sonra göndermek üzere planlayın
Uzaktan çalışmanın popüler olmasıyla, muhtemelen farklı yerlerde ve zaman dilimlerinde insanlarla çalışıyorsunuzdur. Birinin akşamını veya erken sabahını bozacak bir e-posta yerine, mesajınızın daha sonra gönderilmesi için kolaylıkla planlama yapabilirsiniz. Bunu yapmak için gönder tuşunun yanındaki küçük aşağı ok düğmesine tıklayın ve gönderme zamanını belirle seçeneğini tıklayın. İletinizin gelecekteki bir zamanda gelmesi için bir zaman seçebilirsiniz. Planladığınız e-postalarınızı planlanmış klasöründe takip edebilirsiniz. Bu klasör ilk e-postanızı planladığınızda oluşturulur.
#9 Google Drive aracılığıyla büyük eklentileri e-posta ile gönderin
Gmail’in yeni bir e-posta oluşturma penceresi altında küçük bir Drive simgesi bulunur. Bu, Drive’da sakladığınız dosyaları eklemenizi veya basitçe bir bağlantı göndermenizi sağlar. Google Drive formatları için (Docs, Sheets, Slides vb.) tek seçeneğiniz dosyaya bir bağlantı göndermektir. Diğer dosya türleri için (PDF’ler, Word belgeleri, resimler) bunları bir eklenti olarak veya bir Drive bağlantısı ile gönderme seçeneğiniz vardır. Bu da Gmail’in eklentiler için 25MB boyut sınırlamasından daha büyük dosyaları paylaşmanızı sağlar.
Yeriniz azalmaya başladıysa, Gmail’in 15GB ücretsiz depolama sınırlamasıyla (Google Drive ve Google Fotoğraflar arasında paylaşılan) karşı karşıya gelmiş olabilirsiniz. Google’a daha fazla depolama alanı için ödeme yapabilir veya bazı mesajları silerek ücretsiz planı kullanmaya devam edebilirsiniz. 5 veya 10 megabayttan büyük olan mesajları görmek için size:5m veya size:10m olarak arama yapın. Bunlar büyük eklentilere sahip olabilir. Bu listeden saklamak istediğiniz eklentileri indirebilir ve mesajı silerek değerli Google alanınızı işgal etmesini önleyebilirsiniz. Ya da artık ihtiyacınız olmayan eski mesajları ve eklentileri sadece silebilirsiniz.
