2009’da Google Ventures olarak lanse edilen ve Alphabet Inc.’in girişim sermayesi kolu olan GV’nin geliştirdiği Design Sprint, kritik iş kararlarını/sorularını müşterilere tasarım ve prototip üzerinden sunup test etme yoluyla yanıtlamak, anlamak için tasarlanmış 5 günlük bir süreçtir. Her alanda, herhangi bir ekip tarafından kullanılabilecek olan bu yöntem ile ilgili yaşanılan deneyimleri görmek isteyenler için birçok hikaye mevcut. Bu hikayelere ufak bir göz atınca yöntemin birçok farklı alanda kullanıldığını görebiliyoruz. Uygulamak için detaylı anlatımların bulunduğu harika bir kitap da var:
Peki bu 5 günlük süreç temel olarak nelerle ve nasıl geçiyor? Ne gibi yöntemler kullanılıyor? Bu yöntemler arasında bizim de kendi işimizi yaparken kullanabileceğimiz bir şeyler var mıdır? Hatta tüm bu süreci kendi işlerimizde de uygulayabilir miyiz? Gelin hep birlikte bakalım 🙂
0. Hazırlık aşaması
- Hazırlık aşamasında ihtiyacınız olan ilk şey fikir. Hatta fikirden ziyade bir meydan okuma. Yani iddalı, yenilikçi, problem çözücü, belki ihtiyaç giderici, kalıp/gelenek dışı bir yaklaşımla meydan okuma hali gerek.
- İkincil ihtiyacınız en fazla 7 kişiden oluşan bir takım; düşündüğünüz şeyin gerçekleşebilmesi için gerekli olan aciliyet duygusunu insanlarda uyandırabilme, kişilerin fikire inanmasını sağlama özellikle takım oluşturabilmeniz için gerekli. Ayrıca takım içerisinde kolaylaştırıcı rolünde bir kişi ve karar verme yetkisi olan bir ya da iki kişi gerek.
- Doğru fikir, doğru takım elimizdeyse şimdi 5 güne ihtiyacımız var. Takım üyelerinin takvimlerini 1 çalışma haftası bloke etmek demek oluyor bu 🙂
- İçinde üzerinde çalışma yapılabilecek beyaz/kara tahtası olan bir oda lazım. Tüm hafta boyunca takım bu odayı kullanacak. Sadece cuma günü için ayrı bir odaya daha ihtiyacımız var.
- Son olarak destekleyici araçlar; post-it, siyah/yeşil/kırmızı tahta kalemi, tükenmez kalemler, çizim yapılabilecek kağıtlar, maskeleme bandı -çizimlerde istemediğimiz bölümleri kapatabilmek için-, nokta şeklindeki yapışkan notlar -oylamalar için-, zaman yönetimi için bir zamanlayıcı, elma, muz, yoğurt, kuruyemiş gibi sağlıklı atıştırmalıklar ve tabiki çay, kahve, bitter çikolata.
1. Pazartesi
- Ve sprint başladı, ilk gündeyiz. Vakit kaybetmemek ve doğru şeye odaklanmak istiyoruz. Çünkü her bir takım üyesinin zamanı çok değerli. Bunu yapabilmemiz için önerilen ilk adım sondan başlamak. Yani? Fikrimizin hayata geçtiğini hayal ediyoruz. Mesele her şeyi mükemmel yapmışız, üstünden 6 ay, 1 yıl ya da 5 yıl geçmiş. Ne gibi sonuçlara ulaştık? Neler oldu? Olanlar olurken ne gibi engelleri aştık vesair.
- Tamamen İyimser yaklaşarak hayal ettiğimiz tüm durumlar içerisinden elde etmemiz gereken şey uzun vadeli bir hedef. Uzun vadeli hedefimizi bulduktan sonra hemen ilk iş onu tahtaya yazıyoruz.
- Tamamen karamsar yaklaşarak hayal ettiğimiz tüm durumlar içinse sorular oluşturuyoruz. Nasıl başaramadık? Korktuğumuz, bize engel olabileceğini düşündüğümüz ne varsa bir soru listesi halinde hepsini tahtaya yazıyoruz.
- Şimdi tahtaya bir harita çizme zamanı. Sol tarafa müşterilerimi ve bizim için anahtar oyuncuları listeliyoruz. Sağ tarafa ise tamamlanmış golümüzü, sonucu çiziyoruz. Ardından arada kalan bölümü şekillendirmeye başlıyoruz. Yani kullanıcı ile ürün arasındaki iletişimi/akışı çiziyoruz. Mümkün mertebe basit düşünmeye çalışıyoruz. Önerilen adım sayısı 5 ile 15 arası.
- Şimdi öğle yemeğimizi yedik ve odamıza geri geldik. Pazartesi öğleden sonramıza ihtiyaç duyduğumuz bilirkişileri, uzmanları davet ediyoruz. Bunlar hali hazırda sprint takımımızdan kişiler de olabilir. Her bir uzmana belirlenmiş bir zaman dilimi ayırıp, bu süre zarfında onlarla röportaj yapıyoruz. Aldığımız cevaplara dair notlar tutuyoruz. Aslında hedefimiz bir önceki adımda yaptığımız haritayı geliştirmek/iyileştirmek.
- Röportaj esnasında aldığımız notları özel bir formatta yazmamız gerekiyor. Formatımız; ’Nasıl Yapılabilir?’. Tutulan her bir notun soru formatında olması ve nasıl yapabiliriz sorusuna işaret etmesi gerekiyor. Bu şekilde yapmamızın sebebi daha sonra notları daha iyi organize edip, daha iyi kullanabilmekten ibaret.
- Sıra notları organize etmekte. Tüm notları tahtada topluyoruz, birbirleriyle alakalı olanları grupluyoruz. Her bir gruba anlaşılır ve basit isimlendirmeler yapıyoruz. Tüm bu kategorizasyon işlemi bittikten sonra ise hep birlikte nokta şeklindeki yapışkan notlarımızı kullanarak oylama yapıyoruz. Her bir takım üyesinin 2 nokta yapıştırma hakkı var, herkes kendi düşüncesine göre ürün/fikir için en faydalı, kullanışlı ya da ilginç bulduğu 2 gruba oy veriyor.
- Son olarak yapmamız gereken sprint’imizin hedefi bulmak. Bu noktada karar verme yetkisi olan kişi/kişiler devreye giriyor. Yapılması gereken tahtada olan harita, kategorize edilmiş notlar ve oylamaları değerlendirerek bir hedef kitle seçilmesi, haritadan bir hedef an seçilmesi ve sprint içerisinde cevap aranacak sorunun, soruların seçilmesi.
2. Salı
- Pazartesi günü tamamen problemi, fikri anlamakla geçirdik. Salı günü çizim günümüz! Bu gün çözüm günümüz. Soyut bir fikri somutlaştırmak için çizimin gücünü kullanmak istiyoruz. Yapmak istediğimiz şey her bir takım üyesinin kendi çözüm önerisini çizmesi ve çizilen önerileri, fikirleri birleştirerek geliştirebilmek.
- İlk etkinlik ‘Yıldırım Demoları’. Küçük bir araştırma halindeyiz, sektördeki şirketlerin bulduğu çözümleri inceliyoruz. Her bir demo için 3 dakika harcıyoruz ve bu çözümler içerisinde beğendiklerimizi, iyi bulduğumuz fikirleri, bu örneklerde insanların neyi beğendiğini bir yandan tahtaya çiziyoruz. Burada bir kişi demoyu gösterirken, bir diğeri tahta üzerinde çizim yapabilir.
- Şimdi elimizde pazartesi günkü bilgilerimiz, küçük bir sektörel çözüm araştırmamız, ve bunların içinden bir takım beğendiğimiz sonuçlarımız var. Karnımız tok, sırtımız pek, öğlen molamızı vermişiz. Sıra herkesin tek başına çizim yapacağı ve bu şekilde çözüm üreteceği bölüme geldi. Bu bölümde uygulanan teknik 4 adımlık. Adımlar ise şu şekilde:
- İlk adım ‘Notlar’: 20 Dakika. Sessizce odayı dolaşıp notlarımızı alıyoruz.
- İkinci adım ‘Fikirler’: 20 Dakika. Bazı fikirleri özel olarak not alıyoruz. Bunlar içerisinde de bizim için en umut vaadenleri yuvarlak içine alıyoruz.
- Üçüncü adım ‘Çılgın Sekizler’: 8 Dakika. Bir kağıdımız var, bu kağıdı 8 kare oluşturmak için katlıyoruz. Her bir kare içerisine en iyi fikirlerden birini çiziyoruz.
- Dördüncü adım ‘Çözüm Çizimi’: 60-90 Dakika. Üç yapışkan not ve bir kağıt alıyoruz. Kağıda 3 adımlık biz akış çizeceğiz. Açıklayıcı olması önemli. Ayrıca tüm bu çalışmamız anonim 😉 Akılda kalıcı bir başlık seçip çözüm çizimimizi sonlandırıyoruz.
- Son olarak şunu belirtmekte fayda var; burada bahsi geçen çizimler çoğunlukla dikdörtgenlerden ve kelimelerden oluşan çizimler. Yani ressam olmaya gerek yok. Bu sadece fikrimizi temiz ve anlaşılır bir şekilde sunabilmek için yaptığımız bir çalışma.
3. Çarşamba
- Salı günümüzü fikirlerimizi çizerek geçirdik. Şimdi ise karar verme zamanı! Dün çizdiğimiz ne var ne yoksa hepsini alıyoruz. Bunlar içerisinde en güçlü bulduğumuz çözümü bir prototipini yapmak üzere seçeceğiz. Grup olarak karar verebilmemizi sağlamak üzere seçeceğimiz yöntem ‘Yapışkan Karar’ 🙂 Hadi bakalım 5 adımlık bu karar alma tekniği nasıl yapılıyormuş?
- İlk adım ‘Sanat Müzesi’: Dün yapılan tüm çizimleri duvara yapıştırıyoruz 🙂
- İkinci adım ‘Sıcaklık Haritası’: Tüm takım üyeleri sessizce bu sanat müzesini geziyor ve beğendiği çözüm çizimine 3 tane küçük yapışkan nokta bırakıyor.
- Üçüncü adım ‘Hız Eleştirisi’: Çizim başına 3 dakika veriyoruz ve grup olarak çizimin önemli noktalarını tartışıyoruz. Öne çıkan ve itirazları dikkatlice dinliyoruz. Tartışmayı kapamadan önce de çizimi yapan kişiye de bir şeyin atlanıp atlanmadığını soruyoruz.
- Dördüncü adım ‘Saman Anketi’: Her bir takım üyesi kendisi için favori fikrin ne olduğunu sessizce seçiyor ve hangisi ise o çizimin üzerine 1 tane büyük yapışkan nokta bırakıyor.
- Beşinci adım ’Süper Oy’: Son olarak karar verme yetkisi olan takım arkadaşımız geliyor, bu kişinin 3 tane büyük yapışkan noktası var. Dolayısıyla bu kişinin seçtiği çözüm prototipi yapılıp test edilecek olan çözüm olarak nihai olarak belirleniyor.
- Tabi burada birbiriyle yarışan ve yakın oylar almış iki ya da üç güçlü aday çıkabilir. Burada yapılması gereken zaten çok oy almamış olanları sonraya bırakmak. Çok oy almış 2 ya da 3 fikrin ne olduğuna bakıp birlikte prototiplenebilir olup olmadıklarına karar vermek vb. Üzerine de güzel bir öğle yemeği 🙂
- Öğleden sonramız tahta yapmakla, yani tahta üzerinde prototipi planlamakla geçicek. Bu planlama bölümü de aşağıdaki adımlar oluşuyor:
- İlk adım ‘Kareleme’: Tahtayı 15 kareye bölüyoruz.
- İkinci adım ‘Açılış Sahnesi Seçimi’: Müşterilerin ürünle/hizmetle nasıl karşılaşacağını düşünüyoruz. Bu sahneyi basit tutuyoruz; bir web araması, bir makale, bir vitrin, reyon, aklımıza gelebilecek her türlü karşılaşma sahnesi olabilir.
- Üçüncü adım ‘Tahtayı Doldurmak’: Artık tahtadaki planı önceden yaptığımız çizimlerle ya da değişiklik varsa yeni çizimlerle doldurma zamanı. 5 ile 15 kare arası doldurmak zorundayız. Burada çıkacak olan prototip planını Perşembe günü kullanacağız. Dolayısıyla herkesin yarın baktığında hatırlayacağı şekilde basit ve anlaşılır olmamız lazım.
4. Perşembe
- Tüm çizimlerimizi, fikirlerimizi ve aldığımız kararları birleştirip gerçekçi bir prototipe dönüştürme zamanı. Peki sadece 7 saat içinde nasıl gerçekçi bir prototip elde edebiliriz? Adım adım önerilen tarife bir bakalım.
- Öncelikle bugün kullanacağımız araçlar her zaman kullandığımız araçlar olmayacak. Çünkü her gün kullandığımız o araçlar kalite için optimize edilmiş olan araçlar. Biz onlar yerine, bize hız ve esneklik kazandıracak tipte araçlar kullanmalıyız.
- Bir diğer önemli yaklaşım da böl ve yönet yaklaşımı. Takımımızdaki kişilere roller dağıtacağız. Dağıtılacak roller ise: Yapıcı, Yazıcı, Dikici, Toplayıcı ve Görüşmeci. Ayrıca Çarşamba günü planladığımız akışı küçük sahnelere bölüp farklı takım üyelerine atamak da öneriliyor.
- Öğlene kadar araçlar, roller ve küçük prototip parçalarının kişilere atanması ve kişilerin ilgili parçaları prototiplemesi ile geçiyor.
- Öğleden sonrası ise yapılanları birleştirip gerçek prototipe ulaşmasından ibaret. Dikici rolünü atadığımız kişi yapılan tüm prototip parçalarının birleşimini sağlamaktan sorumlu olan kalite kontrolcümüz. Kendisi ile birlikte işleri birleştiriyoruz.
- Prototip hazırlandıktan sonra çalıştırıp ilk denememizi yapıyor ve hatalarımıza bakıyoruz. Bu noktada görüşmeci ve karar verici rollerindeki kişilerin bu çalışmayı görmesi kritik. Görüşmeci buradaki gözlemleri sayesinde Cuma günü yapılacak testler için hazırlık yapacak olan kişi.
- Prototipleme günümüz ile ilgili dikkat etmemiz gereken ana fikir: prototip gerçek ürün değil, gerçek gibi görünen ve müşteriden direkt gerçek bir ürünmüşçesine yorum almamızı sağlayacak olan üründür, yani sadece gerçekçi bir dış görünüştür. Bu yüzden kalitenin müşteriden doğru tepkiyi alabilecek seviyede olması bizim için yeterli.
5. Cuma
- Büyük bir meydan okumayla başladığımız sprint’imizin son gününe geldik. Elimizde üzerinde çalışılmış, gayet gerçekçi bir prototipimiz var. Gayet üretken bir hafta geçirmişiz. Şimdi bir adım ötesine gitmek için müşteri ile prototipi bir araya getirip tepkileri ölçümleyeceğiz. Ama nasıl?
- İki odaya ihtiyacımız var, birinde müşterileri ağırlayacağız, diğerinde ise sprint takımımız müşterilerden gelen geri bildirimleri inceleyecek.
- Müşteri tepkilerini gözlemleyebileceğimiz şekilde kurulmuş bir kameraya ihtiyacımız var. Eğer kullanıcı iPad, iPhone, smartphone, ya da başka bir cihaz kullanacaksa, bu cihaza da kameraya ve mikrofon ayarı yapmak gerekli.
- Ve tabiki tüm müşteri deneyimlerini gözlemleyebilmek için diğer odaya kurulması gereken bir video akışı var. Sesin ve görüntünün düzgün geldiğinden emin olmalıyız. Böylece sprint takımımız gerçek zamanlı olarak müşteri tepkilerini görebilecek.
- Müşteri ile yapılacak görüşmeler için bir kaç sunulan öneriler:
- Misafirperver davranmak en önemlisi, müşterimizin rahat ettiğinden emin olmalı ve müşteriye kendini rahat hissedecek şekilde arkadaşça bir beden dili yaklaşmalı.
- Açık uçlu sorular sorulmalı, yani müşterinin evet/hayır cevapları veremeyeceği şekilde sorulara yönelmeliyiz ki ilk ağızdan bildirim alabilelim. Kim/Ne/Nerede/Neden/Ne zaman/Niçin/Nasıl soruları ile yola çıkmak gerekli.
- Sorgular gibi sormak yerine, arada sessizlikler bırakmak iyi. Sessizlik, kişinin önyargısız bir şekilde kendiliğinden konuşmasına ve gerçek tepkilerini göstermesine bizim için zemin hazırlıyor.
- Ve son olarak müşterinin söylediği her şeyden verdiği her tepkiden büyülenir gibi davranmak ve merakımızı korumamız lazım 😉
- Görüşmeleri izlerken takım için öneriler:
- Tabiki notlar almak. Her görüşmede önemli bulduğumuz kısımları bir kenara yazmamız, gözlemlerimizi pozitif ve negatif olarak işaretlememiz ilerde işimizi kolaylaştıracak.
- Her bir görüşmeden sonra aldığımız bu notları tahtaya yapıştırıp görünür kılmak gerek, böylelikle sonrasında tepkiler arasındaki örüntüleri daha rahat görme şansı yakalayacağız.
- Günün sonunda tüm gözlemlerimize bakarak örüntüleri keşfetmeye çalışacağız. Farkettiğmiz her örüntüyü işaretleyip pozitif, negatif ya da nötr bulup bulmadığımızı da yanına iliştireceğiz. Sonra uzun vadeli amaçlarımız, sprint sorularımız, yani ilk gün verilerimizle şimdi edindiğimiz sonuçlarımızı/örüntülerimizi karşılaştıracağız. Ve içinde bulunduğumuz duruma göre ne yapacağımıza karar vereceğiz 🙂
