Özellikle çevik (agile) yazılım geliştirme çatılarını ve yöntemlerini uygulayan takımlarda vazgeçilmez bir ritüel olan günlük ve özellikle ayakta yapılan bu toplantı; adından da anlaşılacağı üzere her iş gününde ve takım elemanlarının her birinin katılımı ile ayakta gerçekleşen kısa bir toplanma biçimi. Genel olarak amaç günü planlamak, ortak hedefe doğru koşarken takımın birbirinden haberdar olması, yaşanan sorunlar ya da karşılaşılan engeller varsa bunların ortaya çıkmasından ibaret. Tabii ki uygulanış biçimi değişkenlikler gösterebiliyor. Spotify’da Agile Koç olarak çalışan Jason Yip’in “It’s Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings” makalesinden faydalanarak oluşturduğumuz listede konuyu etraflıca ele alıyoruz.
1. Kimler katılır?
Takım yapıları üzerinden oluşmuş organizasyonlarda her bir takımın ayrıca ayakta toplantısı olabilir ve tüm takım elemanları katılmakla yükümlüdür. Herhangi bir yöntem uygulamadan yapılan ve organizasyon şeması ağaç biçiminde olan organizasyonlarda, genellikle her bir kök ve o köke bağlı dallar olarak görünen çalışanlar toplantıya katılır. Direkt mevzu bahis işin içerisinde olan ya da günden güne gerçekleşen operasyonla ilişkisi olan herhangi biri de toplantıya katılabilir. Burada esas olan işin kendisi ile direkt ilişkisi olan çalışanlara alan tanınması ve onların dışarıdan/farklı departmanlardan gelenler tarafından düzeninin bozulmamasıdır. Örneğin Scrum takımlarında sadece geliştirme ekibinin katılımı zorunlu kılınır ve yine ürün sahibi, scrum master ya da bir paydaş katılıp takımı rahatsız etmeden dinleyebilir. Farklı bir yaklaşım olan iş odaklı ayakta toplantı (story-focused stand up) modelindeyse, mevzu bahis olan kişiler değil işlerdir, yani burada işlerin katılımı söz konusudur. Dolayısıyla iş ile ilgilenen her kim ise sadece onun katılımı zorunludur ve toplantı içerisinde onların konuşması önemlidir.
2. Nelerden bahsedilir?
Takım elemanlarının işlerden bahsetme yapısı elbette organizasyondan organizasyona değişmekle birlikte yaygın olarak uygulanan yöntem her bir takım elemanın basitçe şu üç soruya cevap vermesidir: ‘Dün ne yaptım?’, ‘Bugün ne yapacağım?’, ‘Karşılaştığım bir engel/sorun var mı?’. Ancak bu üç soruluk yapının nasıl olması gerektiği ile ilgili farklı yaklaşımlar mevcut. Örneğin Jonathan Ramusson’un “The Agile Samurai” kitabında önerilen yapı: ‘Dün dünyayı değiştirmek için ne yaptım?’, ‘Bugün nasıl çarpışacağım?’ ve ‘Yolumda duracak kadar talihsiz herhangi bir engeli nasıl ortadan kaldıracağım?’. Mark Levision’ın “Daily Stand-up Variations” blog yazısında önerdiği ise biraz daha geliştirilmiş ve beş sorudan oluşan bir yapı: ‘Dün ne yaptın?’, ‘Bugün ne yapmaya söz veriyorsun?’, ‘Engellerin/engelleriniz neler?’, ‘Dün hangi code smell’i farkettin ya da hangi eksik unit testi gördün, konuyla ilgili ne yaptın?, ‘Dün kodda ne gibi gelişmeler yaptın?’. Olve Maudal ise “Daily Stand-up Meetings – Perhaps the third question should go first?” blog yazısında soruların sıralarını değiştirmeyi öneriyor: ‘Yolunda bir engel var mı?’, ‘Bugün ne üzerine çalışacaksın?’, ‘Dün neleri bitirdin?’. Bu değerli öneriler üzerine elbette düşünmek gerekir, ancak asıl önemli olan yapıdan ziyade asıl konuşulanlar ve cevaplardır. Bu bağlamda bakacak olursak, aslında her bir takım kendine özgü bir yapıyı zaman içerisinde bulur ve genellikle de onunla devam eder.
3. Hangi sıra ile konuşulur?
Aslında sıra meselesi yine takımın kendi iç dinamiği ile alakalı olmakla birlikte kişilerin sıranın farkında olması önemli. Yine farklı yaklaşımlar mevcut. Son gelen kişinin ilk konuşması önerilerden biri, ancak bu tabii ki son gelen kişinin en az hazırlıklı olan kişi olduğu gerçeğini değiştirmiyor. Yine de toplantıya zamanında gelmekle ile ilgili bir teşvik yarattığı kesin. Bir diğer yöntem “Round-Robin”, saat yönünde ya da saat yönünün tersiyle sırayla konuşmak. Yine hangi sırayla konuşulacağı takım tarafından biliniyor olması öz disiplini arttırıyor. Yalnız “Round-Robin” gibi yöntemlerde, kişilerin sıra kendisine gelene kadar eğilimi başka şeyler düşünmek ve toplantıdan kopmak eğiliminde olduğu için “Pass The Token” yöntemini kullananlar da var. “Pass The Token” yönteminde takımın elden ele gezdirilebilecek küçük bir maskota ihtiyacı var. Her konuşan kendisinden sonra kimin konuşacağına elindeki maskotu ona vererek karar veriyor. Böylelikle sıranın ne zaman kime geleceği önceden belirlenmediği için herkesin her an hazır olması ve kendini toplantıya vermesi amaçlanıyor. Tabi kimlerin konuştuğunun hatırlanmayacağı kadar büyük olan ekipler için “Round-Robin” gibi basit yöntemler görece daha elverişli. “Pass The Token” ile ilgili bir diğer sıkıntı ekip elemanlarının ayakta yapılan toplantıya ellerinde kahve bardakları ile gelmiş olma ihtimalleri 🙂 Eğer bu tip bir ekipteysek önerilen “Take A Card” yöntemi. “Take A Card” yönteminde kişiler toplandığında üzerinde sıra numaraları yazılı kartlar çekiliyor ve böylelikle takım hangi sırayla konuşacağını önceden öğrenmiş oluyor. Ancak en çok tavsiye edilen yöntem, “Walk The Board”; takıma ait bir iş tahtası olması ve takım üyelerinin 2. maddedeki konulardan bahsederken ilgili işi tahta üzerinde güncel pozisyonuna getirerek görsel bir algı yaratması. Tabiki tüm bu yöntemler birbirleriyle ile birleştirilebilir, takım dinamiklerine göre değiştirilebilir yöntemler. Asıl amaç bunlar üzerine biraz kafa yorup takım içi öz disiplin oluşturma zemini hazırlıyor olmak. Çünkü bu tip yöntemler uygulanmadığı takdirde takım elemanlarının eğilimi yönetici ya da daha kıdemli bir kişiye günlük durumunu raporlamak oluyor. Bu da takım bilincine epeyce ters düşüyor.
4. Ne zaman ve nerede gerçekleşir?
Çokça kaynakta, günlük ayakta toplantının hep aynı zaman ve aynı yerde yapılması gerekliliğinden bahsediliyor. Zaman ve yer tamamen takımın bileceği iş. Ancak tabii ki bunun için de bir takım öneriler var. Basitçe ilk öneri toplantının bir toplantı odasında yapılmaması yönünde, günlük ayakta toplantıların takıma ait iş tahtalarının önünde gerçekleştirilmesi en alışılageldik yöntem. Dikkat edilmesi gereken tek şey toplantıya katılmayan diğer çalışanları rahatsız etmemek. İş tahtaları genel itibariyle takımlara yakın konumlandırıldığı için, kişiler rahatlıkla yerlerinden kalkıp en az yürüme/oda bulma maliyetiyle bir noktaya ulaşmış oluyor. Zaman meselesine gelecek olursak, toplantıda yaşanan bilgilenme ve aydınlanma sonrası daha iyi odaklanabilmek ve odağı gün boyunca kullanabilir olmak adına tercih edilen, iş gününün ilk saatleri. Yani henüz planlanmış işe başlamadan hemen bir günlük ayakta toplantı gerçekleştirmek ve ardından bu odakla işlere koyulmaktan bahsediyoruz. Yalnız burada en çok dikkat edilmesi gereken işin başlama saati ile toplantı saati arasında kalan zaman dilimi. Çalışanların günlük ayakta toplantı ile iş gününe başlama düşüncesini benimsemeleri, arada kalan zaman diliminde çalışmamaları anlamına geliyor. Bu yüzden bu zaman diliminin çok uzun tutulmaması, ancak e-postaları kontrol etmek gibi basit gündelik işler için kullanılabilecek seviyede olması öneriliyor.
5. Yüksek enerji nasıl sağlanır?
Günlük ayakta toplantılardaki en büyük sıkıntılardan biri, kendi işlerinden bahseden bir elemanın konuyu uzattıkça uzatması ya da bir soru sorup başka bir takım elemanıyla karşılıklı ve diğerlerini çok da ilgilendirmeyen bir sohbete tutulması. Bu gibi durumlarda elbette takımın enerjisi düşüyor, insanlar sıkılıyor. Bunun önüne geçmenin bir yolu, durumun fark edildiği ilk anda “Take it offline” önerisinin sunulması. Takım dilinde “Bunu toplantı sonrası konuşalım.” demenin normalliğinin sağlanması. Enerjiyi yüksek tutmanın bir diğer yöntemi de time-box kullanmak, yani toplantı süresini limitlemek. Örneğin Scrum Takımları’nda Daily Scrum 15 dakikalık bir zaman limitine sahiptir ve bu limitin asla aşılmaması gerektiği öz disiplini yerinde olan bir takımda tüm elemanlar tarafından bilinir. Bir diğer enerji veren husus, aslında ayakta durmanın ta kendisi. Zaten günlük ayakta toplantı enerji seviyesini yüksek tutmak amacıyla ayakta gerçekleşiyor. Kişilerin belirli bir süre sonra ayakta durmakta zorlanması, daha doğrusu fiziksel anlamda kendini rahatsız hissetmesi de takım elemanlarını toplantıyı zamanında bitirmede, ya da kısa tutmak konusunda güçlendirmiş oluyor. Son olarak enerji seviyesini yüksek tutmayla ilgili şunu hatırlatmakta fayda var; günlük ayakta toplantı, bir toplantıdan çok toplanma halidir. Jeff Sutherland’in “The Origin of The Daily Stand-up” yazısında belirttiği gibi günlük ayakta toplantının, kişilerin birbirlerine durum raporu verdiği bir toplantıdan çok, adeta dün gece oynanan futbol maçını birlikte değerlendirdiği bir toplanma hali gibi olması önemlidir.
6. Otonomi nasıl sağlanır?
Scrum Master gibi kolaylaştırıcı rolünde olan ya da takım lideri pozisyonunda olan bir kişi de takım toplantısında bulunuyorsa, kişilerin genel eğilimi kolaylaştırıcı ya da yönetici pozisyonunda olan bu kişiyle direkt göz teması kurarak neler yaptığını anlatmak şeklinde. Bunun kırılmasını ve takım bilincinin yükselmesini sağlamak ise biraz takımın gözünde otorite konumunda yer alan kişiye düşüyor. Mevzu bahis kişinin uzun ve kesintisiz göz temasını fark ettiği noktada, göz temasını kırması gerekiyor ki takım elemanı diğer takım arkadaşlarına bakarak anlatmaya başlayabilsin. Eğer takım elemanı göz temasını kesmemek konusunda ısrarcı ise, otorite ya da kolaylaştırıcı rolündeki kişinin tahtanın etrafında dolanması ve hatta bakan kişi tarafından görülmeyecek noktalara geçmesi dahi mübâh. Çünkü takım olgusunu desteklemek ve ortak takım bilincini yaratabilmek için takımın kendi kendine organize olabilen ve tek bir vücut gibi hareket edebilen bir kıvama gelmesi, otorite/kolaylaştırıcı rolündeki tekil bireyle olan ilişkiden çok daha önemli. Bir diğer yöntem de kolaylaştırıcı rolündeki kişiyi bu toplantı kapsamında sürekli olarak değiştirmek. Bu değişim insanların en azından her bir toplantıda farklı bir karaktere odaklanmasını sağlayacağı için, bir süre sonra kişiler takıma doğru konuşmaya başlama eğiliminde oluyorlar.
7. İşlerin kötüye gittiği nasıl anlaşılır?
En kolayı bu aslında. Takım elemanları günlük ayakta toplanma saatini kaçırmaya başladıysa, takım elemanları işlerinden bahsederken takım liderine ya da kolaylaştırıcı rolündeki kişiye bakarak raporlar gibi bir tutum sergiliyorsa, toplantı sırasında insanların enerjisi düşük ve dikkatleri dağınıksa, dün anlatılan engeller bugün hala düzelmiyor ve yeniden anlatılıyorsa ya da engellerden hiç bahsedilmiyorsa, insanlar sıra kendilerine geldiklerinde yaptıkları ve yapacakları işleri hatırlamakta güçlük çekiyorsa ve takım elemanları ortak hedefin neresinde olduklarından çok kendi işlerinin neresinde olduklarını önemsiyorlarsa işler kötüye gidiyor diyebiliriz.
